Le rôle de la personne de confiance

La désignation d'une personne de confiance est obligatoire dans les entreprises de 50 travailleurs ou plus. Dans les autres entreprises, elle est considérée comme une bonne pratique. En outre, l'ensemble de la délégation syndicale (ou s'il n'y en a pas, l'ensemble des travailleurs) peut en faire la demande. Dans ce cas, l'employeur lance la procédure de désignation de la personne de confiance.

La personne de confiance est généralement un membre du personnel. Dans les entreprises de 50 travailleurs ou plus, c'est d'ailleurs obligatoire:au moins l'une des personnes de confiance désignées doit faire partie du personnel. Cette obligation s'applique aussi dans les entreprises de 20 travailleurs ou plus où le conseiller en prévention aspects psychosociaux fait partie du service externe. Dans les autres cas, l'employeur peut décider de nommer une personne externe. Il est toutefois important que la personne de confiance connaisse très bien l'entreprise, sa culture et son organisation. Et comme tous les travailleurs doivent pouvoir la contacter facilement, les grandes organisations ont souvent plusieurs personnes de confiance internes.

La première chose à considérer lors de la désignation d'une personne de confiance est ce que l'on attend précisément d’elle. Par ailleurs, la législation impose aussi de strictes restrictions en la matière. Certains membres du personnel ne peuvent pas être désignés comme personne de confiance:

• représentants de l'employeur ou des travailleurs au sein du conseil d'entreprise ou du comité PPT;
• représentants du personnel candidats aux élections sociales;
• représentants syndicaux;
• employeur;
• personnel de direction;
• conseiller en prévention-médecin du travail.

Les membres du personnel de direction ne peuvent être désignés comme personne de confiance. Le personnel de direction est défini comme étant les personnes chargées de la gestion journalière qui ont pouvoir de représenter et d’engager l’employeur (c’est-à-dire d’accomplir des actes juridiques au nom et pour le compte de l’employeur). Il s’agit en gros des deux niveaux les plus élevés dans la hiérarchie de l’entreprise. Dans ce contexte, on ne peut donc assimiler les membres du personnel de direction à la ligne hiérarchique: la ligne hiérarchique est un concept plus large qui englobe toute personne pouvant donner des ordres à ses subordonnés. En résumé, un membre de la ligne hiérarchique peut donc exercer la fonction de personne de confiance, à condition qu’il ne fasse pas partie du personnel de direction.

Lorsque l’employeur décide de désigner une (ou des) personne(s) de confiance, il doit obtenir l’accord préalable de l’ensemble des membres représentant les travailleurs au sein du Comité PPT. Lorsqu’il n’y a pas de Comité institué dans l’entreprise, la mission revient à la délégation syndicale et s’il n’y en a pas non plus, ce sont les travailleurs eux-mêmes qui sont appelés à donner leur avis sur la question. L’employeur doit respecter les règles propres à la participation directe. 

Chaque entreprise doit définir les procédures auxquelles un travailleur peut recourir s'il est confronté à des problèmes psychosociaux liés au travail. L'employeur doit inclure les procédures d’intervention psychosociale, de même que les coordonnées de la personne de confiance et du conseiller en prévention aspects psychosociaux dans le règlement de travail. 
En outre, il est également tenu de communiquer ces coordonnées à tous les travailleurs, par exemple en les affichant ou en les publiant sur l'intranet.

Tout employé qui estime subir un préjudice psychologique en raison de risques psychosociaux au travail peut invoquer les procédures internes. S’il a essayé de résoudre le problème avec l'aide de ses collègues, de son supérieur ou des représentants du personnel et que cette démarche a échoué, il s’adressera à la personne de confiance.
Lors du premier entretien, la personne de confiance informera le travailleur des procédures internes disponibles (intervention psychosociale informelle ou formelle), lui permettant ainsi d’opter pour l’une ou l’autre. Si le choix du travailleur se porte vers une intervention psychosociale formelle, la personne de confiance l'orientera vers le conseiller en prévention aspects psychosociaux. 
En cas d'intervention psychosociale informelle, la personne de confiance reste le point de contact et cherche une solution au problème avec le travailleur. Elle a, dans ce cadre, des entretiens personnels avec le travailleur pour l'écouter et le conseiller. Elle peut également entreprendre des démarches auprès d'autres personnes/départements dans l'entreprise (employeur, personnel de direction, RH, etc.). S'il s'agit d'un problème relationnel, une conciliation peut être tentée. L'intervention psychosociale informelle peut être sollicitée non seulement pour des faits de violence, de harcèlement moral ou sexuel mais aussi pour toutes les autres situations impliquant des dommages psychologiques, c’est-à-dire l’ensemble des risques psychosociaux au travail.

L'autonomie d’une personne de confiance est un critère important dans l’accompagnement d’un travailleur. Pourtant, dans certains cas, la personne de confiance peut se retrouver dans une position difficile, par exemple si l’intervention psychosociale informelle implique l'employeur lui-même ou son propre supérieur hiérarchique. Dans ce cas, il est préférable qu’elle renvoie le travailleur au conseiller en prévention aspects psychosociaux.

La personne de confiance ne bénéficie pas d’une protection spécifique contre le licenciement. Elle ne peut cependant pas subir de préjudice en raison de ses activités en tant que personne de confiance. Elle ne peut pas non plus être écartée de ses fonctions de personne de confiance sans l'accord de l'ensemble des représentants des travailleurs au sein du comité.