De vertrouwenspersoon

De aanstelling van een vertrouwenspersoon is verplicht voor alle bedrijven met 50 of meer werknemers. Voor de andere bedrijven wordt het wel beschouwd als een goede praktijk. Bovendien kunnen ook de volledige vakbondsafvaardiging (of als er geen is, alle werknemers) de aanstelling vragen. De werkgever moet in dat geval de procedure tot aanstelling van een vertrouwenspersoon opstarten.

Een vertrouwenspersoon is doorgaans een personeelslid. In bedrijven met 50 werknemers of meer moet trouwens verplicht ten minste één van de aangestelde vertrouwenspersonen een personeelslid zijn. Die verplichting geldt ook voor ondernemingen met 20 werknemers of meer én waar de preventieadviseur psychosociale aspecten tot de externe dienst behoort. In de andere gevallen kan werkgever er eventueel voor kiezen om een extern iemand aan te stellen als vertrouwenspersoon. Het is wel belangrijk dat de vertrouwenspersoon zeer vertrouwd is met het bedrijf en de organisatiecultuur. De vertrouwenspersoon moet ook makkelijk bereikbaar zijn voor alle werknemers. Daarom zijn er in grotere organisaties vaak meerdere interne vertrouwenspersonen.

Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon moet er in de eerste plaats gekeken worden naar wat er van hem of haar wordt verwacht om op basis daarvan het juiste profiel te kiezen. Los daarvan zijn er in de wetgeving een aantal strikte beperkingen opgelegd voor personen in een organisatie die niet mogen aangesteld worden als vertrouwenspersoon, m.n.:

• de werkgever- of werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad of het comité pbw;
• de kandidaten voor de verkiezingen van de personeelsafgevaardigden;
• de vakbondsafgevaardigden;
• de werkgever;
• het leidinggevend personeel;
• de preventieadviseur-arbeidsarts.  

Een leidinggevend personeelslid kan niet de functie van vertrouwenspersoon opnemen. Leidinggevenden zijn personen belast met het dagelijks bestuur en die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden. In grote lijnen gaat het over de twee hoogste niveaus in de hiërarchie van een organisatie. Leidinggevenden mag in deze context dus niet gelijkgesteld worden met hiërarchische lijn. De hiërarchische lijn is een ruimer begrip en omvat iedereen in een organisatie die opdrachten geeft aan ondergeschikten. Een lid van de hiërarchische lijn mag dus de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen, op voorwaarde dat hij geen deel uitmaakt van het leidinggevend personeel.

Voor de aanwijzing van de vertrouwenspersonen is het voorafgaand akkoord vereist van het geheel van de werknemersvertegenwoordigers in het comité pbw. Als er geen comité pbw is opgericht, wordt deze opdracht overgenomen door de vakbondsafvaardiging en als ook deze niet aanwezig is in de onderneming, worden de werknemers rechtstreeks aangesproken. De werkgever moet dan bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon rekening houden met de regels die gelden voor rechtstreekse participatie.

Elk bedrijf moet procedures bepalen waar een medewerker gebruik kan van maken als hij kampt met werkgerelateerde psychosociale problemen. Deze procedures (psychosociale interventie) moet de werkgever opnemen in het arbeidsreglement waarbij ook de contactgegevens van de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur psychosociale aspecten moeten vermeld worden. Daarnaast is het ook vereist om de contactgegevens aan alle medewerkers bekend te maken door ze bv. uit te hangen of via het intranet.

Elke werknemer die meent psychische schade te ondervinden omwille van psychosociale risico’s op het werk, kan een beroep doen op interne procedures. Uiteraard is het steeds aangewezen dat de werknemer eerst het probleem probeert op te lossen met behulp van collega's, leidinggevende of werknemersvertegenwoordigers, maar als dat niet lukt kan hij contact opnemen met de vertrouwenspersoon. In een eerste onderhoud zal de vertrouwenspersoon de werknemer informeren over welke interne procedures er zijn (informele of formele psychosociale interventie) en op basis daarvan kan de werknemer een keuze maken tussen beide types interventie. Als de werknemer kiest voor een formele psychosociale interventie, verwijst de vertrouwenspersoon door naar de preventieadviseur psychosociale aspecten. In geval van een informele psychosociale interventie kan de vertrouwenspersoon het contactpunt blijven. De vertrouwenspersoon zoekt dan samen met de werknemer naar een oplossing voor de problemen. Hiervoor voert de vertrouwenspersoon persoonlijke gesprekken met de werknemer om te luisteren en raad te geven. De vertrouwenspersoon kan ook stappen zetten naar andere personen in de onderneming (werkgever, leidinggevenden, hr, …). Indien het om een relationeel probleem gaat, kan ook een verzoeningspoging ondernomen worden. De informele psychosociale interventie kan ingeschakeld worden voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk maar ook voor alle andere situaties waarbij er sprake is van psychische schade o.w.v. psychosociale risico’s op het werk.

Autonomie is belangrijk voor een vertrouwenspersoon maar in sommige gevallen ligt dit moeilijk. Voorbeeld is een informele psychosociale interventie waarbij de werkgever zelf of de hiërarchisch verantwoordelijke van de vertrouwenspersoon betrokken is. In dat geval kan de vertrouwenspersoon de werknemer best doorverwijzen naar de preventieadviseur psychosociale aspecten.

De vertrouwenspersoon heeft geen specifieke ontslagbescherming maar mag geen nadeel ondervinden van zijn activiteiten als vertrouwenspersoon. Hij of zij mag ook niet zomaar verwijderd worden uit de functie van vertrouwenspersoon. Daarvoor is het akkoord vereist van het geheel van de werknemersvertegenwoordigers in het comité.