Quels documents?
Le conseiller en prévention doit tenir à jour la documentation nécessaire (art. II.1-6 §1 1° h). La liste détaillée des documents à actualiser régulièrement se trouve dans l'annexe II.1-1:
- législation et conventions sur le bien-être au travail, de même que les documents qui s'y rapportent (établis ou non par l'organisation)
- inventaire des équipements et machines soumis au contrôle technique du SECT, des substances dangereuses et des points d'émission de pollution de l'air et de l'eau présents dans l'entreprise.
Conservation
Seul un nombre limité de documents est soumis à un délai de conservation spécifique. Le tableau ci-dessous en donne quelques exemples.
Bien que le conseiller en prévention ne soit pas le seul à rédiger des documents en matière de bien-être au travail (il y a aussi l’employeur, la ligne hiérarchique, les services chargés de la surveillance médicale, etc.), il est cependant désigné de manière explicite par le législateur comme la personne chargée de les tenir à jour.
Il ne doit pas conserver physiquement toute cette documentation dans son bureau (dans les grandes entreprises, ces documents rempliraient facilement une petite bibliothèque...), mais bien faire en sorte d’avoir en permanence une vue d’ensemble sur les documents disponibles et de pouvoir les localiser d'une manière simple et rapide.
Cette documentation doit en outre aussi être tenue à la disposition des autres personnes ou services concernés, comme le Comité PPT et les inspecteurs du Contrôle du bien-être au travail.
Système de gestion de la documentation
La gestion de la documentation n'est pas un but en soi, mais un système cohérent contribuera à améliorer la gestion des risques et l'efficacité des plans de prévention.
Ni l’endroit ni le mode de conservation de ces documents ne sont précisés dans la loi. Chaque entreprise peut donc choisir le système qui convient le mieux à sa culture et à son fonctionnement propres, avec pour seule contrainte de réaliser l’objectif posé par le législateur.
Dans la mesure où la politique de prévention doit s’inscrire dans la politique générale de l’entreprise, il est conseillé d’intégrer la gestion des documents relatifs au bien-être au travail dans le système de documentation existant. On peut par exemple opter pour un stockage sous forme numérique (p.ex. sur l'intranet) ou privilégier le département auquel ils se rapportent (p.ex. les documents d’accueil dans le département du travailleur concerné). Tout bon système de documentation précise la personne prenant en charge les documents, les données qui doivent impérativement y être mentionnées (date, nom de l'auteur,…) et l'endroit où on on peut les trouver.
Tableau Exemples de documents qui doivent être conservés
| Type de document | Base légale
Code du Bien-être du travail | Durée de conservation (définie dans la législation) | Suggestion (si durée non définie) |
|---|
| Document d'identification | art. II.1-7 | - | - |
| Plan global de prévention | art. I.2-8 | - | actualisation permanente |
| Plan d'action annuel | art. I.2-9 | - | 5 ans |
| Rapport annuel et mensuel du service interne PPT | art. II.1-6 §1 2° a) et b) | - | rapport annuel:
10 ans
rapport mensuel:
3 ans après l'année concernée |
| Document confirmant l'accueil des travailleurs | art. I.2-11 9° | - | 5 ans |
| Fiche d'accident du travail | art. I.6-12 | 10 ans | - |
| Résultats des mesures réalisées (p.ex. bruit, vibrations,…) | art. V.2-9 et V.3-8 | - | 5 ans |
| Liste des travailleurs soumis à la surveillance de santé | art. I.4-5 | 5 ans | - |
| Liste des travailleurs exposés à l'amiante | art. VI.3-29 | 40 ans après la fin de l'exposition | - |
| Agents chimiques: données de l'échantillonnage | art. VI.1-54 | 5 ans | - |
| Dossier relatif à la prévention de l'incendie | art. III.3-24 | actualisation permanente | - |
| Dossier d'achat des équipements de travail, de protection individuelle et collective (étude préalable, bon de commande, déclaration CE, rapport de mise en service,...) | art. IV.2-11,
IX.1-13 et IX.2-15 | - | toute la durée de l'utilisation |
| Rapport des contrôles des équipements de travail | art. IV.2-14 | "durée appropriée" | 1 an après le rapport suivant |
| Modes d'emploi et instructions relatives aux équipements de travail, de protection individuelle et collective,... | art. IV.2-5 ,
IX.1-20 et IX.2-23 | - | toute la durée de l'utilisation |
