Welke documenten?
Artikel II.1-6 §1 1° h) van de codex over het welzijn op het werk geeft de preventieadviseur de taak mee om de nodige documentatie bij te houden. Het artikel geeft geen gedetailleerde lijst van de documenten maar verwijst naar bijlage II.1-1 waarin opgesomd staat over welke documentatie het gaat, nl.:
- de wetgeving en overeenkomsten inzake welzijn op het werk, net als alle verslagen en documenten die te maken hebben met deze wetgeving en overeenkomsten, voor of door de organisatie gemaakt
- een inventaris van de toestellen en de machines die onderworpen zijn aan technische controle door de Externe dienst voor technische controle (EDTC), een inventaris van de gevaarlijke stoffen die aanwezig zijn in de onderneming en alle informatie over de aanwezige emissiepunten m.b.t. lucht- en waterverontreiniging.
Bewaring
Slechts voor een beperkt aantal documenten legt de wetgever een specifieke bewaringstermijn vast. In de tabel staat een lijst met een aantal voorbeelden. De documenten inzake welzijn zijn niet allemaal opgesteld door de preventieadviseur en kunnen van verschillende bronnen afkomstig zijn, bv. de werkgever, de hiërarchische lijn, de diensten belast met het gezondheidstoezicht,…
De preventieadviseur wordt door de wetgever wel uitdrukkelijk aangewezen als verantwoordelijke voor het bijhouden van deze documentatie. Dat betekent echter niet dat al deze informatie ook fysiek in zijn/haar kantoor aanwezig moet zijn. Het gaat immers om een hele waslijst van documenten, die in grote ondernemingen al snel kan aangroeien tot een kleine bibliotheek. Het is wel belangrijk dat de documentatie zó wordt bijgehouden dat de preventieadviseur steeds een volledig (digitaal) overzicht heeft van de beschikbare documenten en deze eenvoudig en snel kan lokaliseren. Dit is niet alleen nodig om de informatie up-to-date te houden, maar ook om ze ter beschikking te houden van andere personen of diensten, zoals het comité pbw en de inspecteurs van het Toezicht Welzijn op het Werk.
Uitbouw van een systeem
Het bijhouden van de documentatie is geen doel op zich, maar een middel om een efficiënt welzijnsbeleid uit te bouwen. Een coherent documentatiebeheerssysteem kan inderdaad bijdragen tot een beter beheer van de risico’s en een betere planning van het preventiebeleid.
De plaats en de wijze waarop de welzijnsdocumenten bewaard worden, is niet wettelijk vastgelegd. Een onderneming mag dus zelf een systeem uitwerken dat het best bij haar bedrijfscultuur en werking past, zolang de doelstelling van de wetgever bereikt wordt. Een preventiebeleid is geïntegreerd in het algemeen bedrijfsbeleid dus is het aan te raden om het beheer van de welzijnsdocumenten af te stemmen op het documentatiesysteem dat in de onderneming aanwezig is. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden om de informatie digitaal te bewaren (bv. Intranet) of de documenten te bewaren op de administratie van de afdeling waarop ze betrekking hebben (bv. de onthaaldocumenten kunnen bijgehouden worden op de afdeling van de betrokken werknemer). Duidelijke afspraken over wie welke documenten beheert, waar ze worden bijgehouden en wat zeker moet vermeld worden (datum, naam van de opsteller, ...) dragen bij tot een goed documentatiesysteem.
Tabel Voorbeelden van documenten die bewaard moeten worden
| Type document | Wettelijke basis (codex welzijn op het werk) | Bewaartermijn indien wettelijk vastgelegd | Suggestie |
| Identificatiedocument | art. II.1-7 | - | - |
| Globaal preventieplan | art. I.2-8 | - | Permanente actualisering |
| Jaaractieplan | art. I.2-9 | - | 5 jaar |
| Maand- en jaarverslag van de interne dienst | art. II.1-6 §1 2° a) en b) | - | jaarverslag:
10 jaar
maandverslag:
3 jaar na werkjaar |
| Document ter bevestiging van het onthaal van nieuwe werknemers | art. I.2-11 9° | - | 5 jaar |
| Arbeidsongevallensteekkaart | art. I.6-12 | 10 jaar | - |
| Resultaten van allerhande metingen, bv. geluid, trillingen | Art. V.2-9
art. V.3-8 | - | 5 jaar |
| Lijst van werknemers onderworpen aan het gezondheidstoezicht | Art. I.4-5 | 5 jaar | - |
| Register van werknemers blootgesteld aan asbest | Art. VI.3-29 | 40 jaar na het einde van de blootstelling | - |
| Chemische agentia: gegevens van de monsterneming | Art. VI.1-54 | 5 jaar | - |
| Brandpreventiedossier | Art. III.3-24 | continue bijwerking | - |
| Aankoopdossier van arbeidsmiddelen, collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen (voorafgaande studie, bestelbon, CE-verklaring, indienststellingsverslag,...) | art. IV.2-11
art. IX.1-13
art. IX.2-15 | - | volledige gebruiksduur |
| Verslagen van controles van arbeidsmiddelen | art. IV.2-14 | ‘een gepaste tijd’ | 1 jaar na volgend verslag |
| Gebruiksaanwijzingen en instructies voor arbeidsmiddelen, collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen ,... | art. IV.2-5
art. IX.1-20
art. IX.2-23 | - | Volledige gebruiksduur |
