Règlement d’ordre intérieur
Les dispositions relatives au règlement d'ordre intérieur sont reprises dans le Code du bien-être au travail, Livre II Structures organisationnelles et concertation sociale, Titre 7 Comités pour la prévention et le protection au travail. Le contenu doit couvrir des points obligatoires (voir encadré), qui peuvent éventuellement être complétés par d'autres, spécifiques à l’entreprise concernée.
Encadré: Contenu du règlement d'ordre intérieur
Le règlement mentionnera au moins:
- le lieu et le moment des réunions;
- les nom et prénom des membres effectifs et suppléants;
- les nom et prénom du président et de son remplaçant;
- les tâches du président et modalités de remplacement;
- le mode d’inscription d’un point à l’ordre du jour;
- le mode de convocation des membres à la réunion;
- les modalités de déroulement des réunions;
- les modalités concernant le quorum de présences exigé afin de pouvoir se réunir valablement ainsi que le mode de constatation qu'un accord a été obtenu;
- le mode de consultation de rapports, avis et autres documents devant être tenus à disposition du comité;
- les modalités de consultation et délai de conservation des archives;
- la désignation d’une délégation;
- les moyens mis à disposition du comité;
- les modalités concernant les contacts avec l’employeur, la ligne hiérarchique, les conseillers en prévention et les travailleurs;
- les modalités relatives aux réunions préparatoires et supplémentaires;
- le mode de convocation des experts;
- le mode d’information du personnel;
- la procédure de modification du règlement. |
Cette liste, assez complète, reprend donc tous les aspects pour lesquels des accords doivent être conclus afin que le comité puisse fonctionner correctement.
S’il existait déjà un règlement d’ordre intérieur (entreprises comptant déjà un comité sous la législature précédente), il est important de le revoir pour développer une coopération harmonieuse dès le départ.
Organisation des réunions
Le règlement d'ordre intérieur définit les modalités relatives au lieu, au moment et au déroulement des réunions du Comité.
En général, on ne fixe pas de durée minimale/maximale: cela risquerait d'avoir une influence négative sur l’efficacité des réunions et empêcherait d’avoir la flexibilité nécessaire pour convoquer une réunion de courte durée traitant d’un seul sujet spécifique.
Les réunions ont en principe lieu à une date fixe, déterminée dans le règlement. Si cette date fixe ne pouvait être respectée pour des raisons graves, mieux vaut préciser ce qu’il advient de la réunion (p.ex. la postposer au premier jour ouvrable suivant).
Prise de décision
Le règlement d’ordre intérieur doit également préciser les modalités selon lesquelles on établit qu’il y a accord au sein du Comité. Comme le Code ne précise pas ce qu’il faut exactement entendre par ‘accord’ (lire aussi: Comité: avis, proposition, accord), il est important de définir les modalités de conclusion d’un accord dans le règlement d’ordre intérieur et de fixer les règles de majorité applicables, par exemple: la moitié des voix + 1 pour chacun des deux groupes (représentants des employeurs et représentants des travailleurs).
En cas de désaccord, c’est l'inspection (Contrôle du bien-être au travail) qui intervient. Ce fonctionnaire essayera de négocier et de réconcilier les parties. Il peut même convoquer d’office le comité PPT et se charger de la présidence (art. II.7-28).
Visites sur les lieux de travail
Les membres du comité PPT n’ont en principe aucune compétence à titre individuel pour effectuer des visites sur les lieux de travail, par exemple pour réaliser l'enquête approfondie au moins une fois par an dans tous les lieux de travail (art. II.7-10) (Visite annuelle des lieux de travail: de quoi s’agit-il et comment se déroule-t-elle?) ou pour une visite sur place motivée par l'urgence (danger imminent, risques graves, accident sérieux,…) (art. II.7-11). C'est pourquoi leurs modalités spécifiques d'organisation (composition des délégations, fréquence des visites,…) doivent être fixées dans le règlement d’ordre intérieur du comité. Pour éviter des déplacements intempestifs de la délégation, il est prudent de se mettre d'accord au préalable sur ce que l'on entend précisément par "urgent" et "grave".
Président et secrétaire
Le nom du président et du secrétaire sont repris dans le règlement d’ordre intérieur.
Le président sera l’employeur ou son délégué, choisi parmi le personnel de direction.
Le secrétariat du Comité PPT est assuré par un membre du service interne lorsque l’employeur doit instaurer un seul comité. Lorsque l’employeur a plusieurs unités techniques d’exploitation (UTE) pour lesquelles un comité doit être créé, le secrétariat sera assuré par un membre de la section interne qui est instaurée auprès de l’UTE pour laquelle le comité concerné a été institué (art. II.7-23).
Le conseiller en prévention doit être présent aux réunions du comité, mais il peut déléguer l'organisation du secrétariat à l’un de ses collaborateurs (art. II.7-23).
En cas d'indisponibilité imprévue, le président peut être remplacé. Il faut cependant noter que le remplaçant doit être habilité à engager la société dans une large mesure. Si ce n'est pas le cas, le comité PPT ne peut pas se réunir efficacement, car le remplaçant devra à chaque fois émettre des réserves, ce qui aura pour effet de reporter inutilement les décisions.
Points spécifiques à l’entreprise
Des dispositions spécifiques à l’entreprise (p.ex. points pratiques, propres à l'entreprise, établis après accord entre l'employeur, le conseiller en prévention et les membres du comité) peuvent venir compléter les points obligatoires à reprendre dans le règlement d'ordre intérieur. Fixer les modalités précises de fonctionnement à ce stade permet d’éviter bon nombre de discussions par la suite.
Par exemple, la langue parlée au cours des réunions n'est pas un point explicitement mentionné dans le Code. Il est cependant toujours utile, notamment dans les entreprises où le problème se pose, de se mettre d’accord sur le sujet. Par exemple, certaines interventions peuvent-elles être, dans une entreprise multinationale, effectuées dans une autre langue que la langue locale? S'il existe plusieurs comités au sein d'une entreprise, les membres peuvent-ils avoir accès à tous les rapports (et doivent-ils alors être éventuellement traduits)? En outre, si certaines réunions du comité se déroulent en ligne, il faut en préciser les modalités d’organisation.
En cas d'extension des compétences du Comité
La loi du 23 avril 2008 sur la consultation et l'information des travailleurs accorde des compétences particulières au comité PPT dans les entreprises occupant entre 50 et 99 travailleurs: la loi ne prévoyant rien de particulier à cet égard, le comité peut décider d’adapter le règlement d'ordre intérieur en fonction des nouvelles tâches qu'il va devoir assumer.
