Het huishoudelijk reglement
De bepalingen over het huishoudelijk reglement zijn opgenomen in de Codex welzijn op het werk, boek II Organisatorische structuren en sociaal overleg, titel 7 Comités voor preventie en bescherming op het werk. De codex somt de verplichte punten op voor het huishoudelijk reglement (zie kader), die eventueel kunnen worden aangevuld met specifieke punten voor de betrokken onderneming. Het huishoudelijk reglement moet vastgelegd worden tijdens de eerste vergadering na de sociale verkiezingen.
Inhoud van het huishoudelijk reglement
Het reglement omvat ten minste volgende punten: - de plaats en het tijdstip van de vergaderingen
- de naam en voornaam van de gewone en plaatsvervangende leden
- de naam van de voorzitter en zijn vervanger
- de taken van de voorzitter en de vervangingsmodaliteiten
- de wijze waarop een punt kan worden ingeschreven op de agenda
- de wijze waarop de leden worden opgeroepen voor de vergadering
- de regels betreffende het verloop van de vergaderingen
- het vereiste aanwezigheidsquorum om rechtsgeldig te kunnen vergaderen en de wijze waarop wordt vastgesteld dat er een akkoord is
- de wijze waarop inzage wordt verleend in de verslagen, adviezen en alle andere documenten die door de werkgever moeten worden ter beschikking gesteld van het comité
- de wijze van bewaring en de termijn van bewaring van het archief van het comité en de nadere regels betreffende de inzage ervan door de leden
- de aanduiding van de afvaardigingen
- de middelen die ter beschikking worden gesteld van de leden van het comité
- de regels betreffende de contacten met de werkgever, de hiërarchische lijn, de preventieadviseurs en de werknemers
- de regels betreffende de voorbereidende vergaderingen en betreffende bijkomende vergaderingen
- de wijze waarop deskundigen worden uitgenodigd
- de wijze waarop het personeel wordt geïnformeerd
- de procedure tot wijziging van het reglement
|
Het is dus een vrij uitgebreide lijst met alle aspecten waarover afspraken gemaakt moeten worden om het comité op een goede manier te laten functioneren.
In bedrijven waar ook tijdens de voorgaande legislatuur een comité aan de slag was, is er al een huishoudelijk reglement, maar het is belangrijk om het te herbekijken. Een discussie daarover kan dan tegelijkertijd een goed beginpunt zijn voor een vlotte samenwerking tijdens de komende periode.
Organisatie van de vergaderingen
De regels over de plaats, het tijdstip en het verloop van de vergaderingen van het comité pbw moeten opgenomen zijn in het huishoudelijk reglement.
Over het algemeen wordt er voor die vergaderingen geen minimum-/maximumduur bepaald. Enerzijds bestaat het risico dat dat de efficiëntie en de goede werking van de vergaderingen negatief beïnvloedt, en anderzijds beschikt men dan over de nodige flexibiliteit als een bijzondere vergadering van korte duur moet worden bijeengeroepen om een specifiek onderwerp te behandelen.
De vergaderingen worden in principe op een vaste datum gehouden, bepaald in het reglement. Het kan echter nuttig zijn om nader te bepalen wat er gebeurt als die overeengekomen vaste datum om ernstige redenen niet kan worden gerespecteerd. De vergadering kan dan, bijvoorbeeld, tot de eerstvolgende werkdag worden uitgesteld (zie ook Organisatie van de vergaderingen comité preventie en bescherming op het werk).
Men kan in het reglement opnemen dat de tijd die besteed wordt aan comitévergaderingen, werktijd is en als dusdanig betaald wordt of dat de verplaatsingskosten om de vergaderingen te kunnen bijwonen ten laste van de werkgever zijn.
Besluitvorming
In het huishoudelijk reglement moet ook bepaald worden hoe wordt vastgesteld dat er een akkoord is. Dat aspect is van belang voor de onderwerpen waarvoor de werkgever voorafgaandelijk het akkoord van het comité moet bekomen. Het gaat onder meer over de aanstelling van de interne preventieadviseur (zie Comité: advies, voorstel of akkoord).
Aangezien de codex niet precies bepaalt wat een akkoord inhoudt, is het belangrijk om daarover afspraken te maken en die ook in te schrijven in het huishoudelijk reglement. Als het huishoudelijk reglement niet beschrijft hoe tot een akkoord moet worden gekomen (of als het vereiste quorum om tot een akkoord te komen niet is bereikt), kan de interventie van de bevoegde arbeidsinspectie vereist zijn om te bemiddelen tussen de partijen. Hij mag het comité pbw ook ambtshalve bijeenroepen en het voorzitterschap van de vergadering op zich nemen (art. II.7-28).
Daarom is het beter om te zoeken naar formules die de notie ‘akkoord’ bepalen (bv. de helft + 1 van de stemmen van elk van beide fracties (werkgevers- en werknemersvertegenwoordigers)).
Bezoeken
De leden van het comité hebben in principe geen enkele individuele bevoegdheid om bezoeken uit te voeren op de arbeidsplaatsen, of het nu gaat om het grondig onderzoek dat ten minste eenmaal per jaar wordt ingesteld op alle arbeidsplaatsen (art. II.7-10) (Het jaarlijkse bezoek aan de werkplaatsen: hoe en wat?) of om een bezoek ter plaatse dat door de dringendheid van de situatie is ingegeven (bv. dreigend gevaar, ernstige risico’s of ernstig ongeval) (art. II.7-11). Daarom moeten hun specifieke organisatiemodaliteiten in het huishoudelijk reglement van het comité worden bepaald. Daarin zal bijvoorbeeld de samenstelling van de afvaardigingen en de eventuele frequentie van de bezoeken worden bepaald. Om ongepaste verplaatsingen van de afvaardiging te vermijden, is het aangewezen om het vooraf eens te worden over wat precies onder 'dringend' en 'ernstig' wordt verstaan. Om te vermijden dat er discussies ontstaan op het ogenblik dat de afvaardigingen nodig zijn, kan men vooraf duidelijke afspraken maken over wie, hoe, beurtrollen, vervangingen, …
Voorzitter en secretaris
In het huishoudelijk reglement wordt ook vermeld wie de functie van voorzitter en van secretaris uitoefent.
De voorzitter is de werkgever of zijn afgevaardigde die bevoegd is om de werkgever te vertegenwoordigen. Het secretariaat van het comité wordt verzekerd door een lid van de interne dienst wanneer door de werkgever één enkel comité moet worden opgericht. Wanneer een werkgever meerdere technische bedrijfseenheden (TBE’s) heeft waarvoor een comité is opgericht, wordt het secretariaat verzekerd door het hoofd van de afdeling van de interne dienst die is opgericht voor de TBE waarvoor ook het desbetreffende comité werd opgericht (art. II.7-23).
De interne preventieadviseur (hoofd van de interne dienst) moet de vergaderingen van het comité bijwonen, maar hij mag de organisatie van het secretariaat aan een van zijn medewerkers overdragen.
Bij een onverwachte onbeschikbaarheid kan de voorzitter vervangen worden, maar de vervanger moet de bevoegdheid hebben om de onderneming in belangrijke mate te binden. Als dat niet het geval is, kan het comité pbw niet efficiënt vergaderen, aangezien de plaatsvervangende voorzitter dan telkens weer voorbehoud moet maken, waardoor beslissingen nodeloos worden uitgesteld.
Nodige middelen
Comitéleden moeten over de nodige middelen beschikken (bv. notitieboekje om gevaren te signaleren) (art. II.7-20). Belangrijk is echter ook om aandacht te besteden aan de manier waarop er opvolging wordt gegeven aan de gesignaleerde knelpunten.
Specifieke punten
Er kunnen nog andere punten in het huishoudelijk reglement worden opgenomen. Meestal gaat het om praktische reglementen en afspraken tussen de werkgever, de preventieadviseur en de leden van het comité, die eigen zijn aan de onderneming. Door in dit stadium de precieze werkingsregels te bepalen, worden achteraf heel wat discussies vermeden.
Voorbeelden:
- Welke taal wordt er gesproken op de vergaderingen? Dat aspect wordt niet uitdrukkelijk vermeld in de codex, maar zeker in sommige ondernemingen is het goed om daarover duidelijke afspraken te maken.
- Mogen bepaalde interventies (bv. in een multinationale onderneming) gebeuren in een andere taal dan de streektaal?
- Als er in een onderneming meerdere comités fungeren, mogen de leden dan inzage krijgen in alle verslagen (en moeten die desgevallend vertaald worden)? Ook als bepaalde vergaderingen online worden gehouden, is het belangrijk om daarover afspraken te maken.
In geval van uitbreiding van de bevoegdheden van het comité
In de ondernemingen die tussen 50 en 99 werknemers tewerkstellen, kent de wet van 23 april 2008 betreffende de informatie en de raadpleging van de werknemers bijzondere bevoegdheden toe aan het comité pbw. Het comité mag beslissen om het huishoudelijk reglement aan te passen aan de nieuwe opdrachten die het zal moeten uitvoeren, maar de wet voorziet in dit verband geen bijzondere bepalingen.
