Reisrisicobeleid
Ondernemingen die een reisrisicobeleid willen opzetten, kunnen zich richten tot gespecialiseerde bedrijven die hen daarbij kunnen helpen. Ze kunnen ook zelf aan de slag gaan. De publicatie Zorg voor uw medewerkers die de grens overgaan. Handleiding voor Belgische ondernemingen van het VBO (Verbond van Belgische Ondernemingen) bevat een stappenplan voor het ontwikkelen van een reisrisicobeleid, gebaseerd op de Deming-cirkel (PDCA: plan-do-check-act).
Planfase
De belangrijkste stakeholders worden geïdentificeerd en het kader voor de verantwoordelijkheden van de werkgever inzake zorgplicht, wordt gedefinieerd voor de organisatie:
- Stap 1: de bedrijfseigen risico’s evalueren
Evalueer de risico’s voor veiligheid en gezondheid op de plaatsen waar werknemers worden tewerkgesteld of waar ze naartoe reizen om te werken, en zorg ervoor dat je de verplichtingen van de organisatie op het vlak van zorgplicht begrijpt. Op de website van de FOD Buitenlandse Zaken vind je geactualiseerd reisadvies per land. Daarnaast is er ook nog informatie terug te vinden over vervoer, klimaat en rampen, gezondheid en hygiëne, en lokale wetgeving.
- Stap 2: strategisch plannen
Ontwikkel een geïntegreerde strategie van risicobeheer (met inbegrip van zowel een plan voor crisisbeheer van incidenten als een doorlopend zorgplichtproces) zodat de organisatie haar verplichtingen inzake zorgplicht daadwerkelijk op zich kan nemen.
- Stap 3: beleidsplannen en procedures uitwerken
Werk duidelijke beleidsplannen en procedures voor zorgplicht en reisrisicobeheer uit die richtinggevend zijn voor medewerkers die naar het buitenland reizen of in het buitenland werken (zowel voor korte als lange periodes) en ga na hoe de beleidslijnen en procedures inzake wereldwijd reizen van de organisatie ervoor helpen zorgen dat de werknemers gezond en veilig blijven.
Uitvoeringsfase
Het plan voor zorgplicht en reisrisicobeheer wordt uitgevoerd en de nodige instrumenten worden ontwikkeld:
- Stap 4: wereldwijde mobiliteit beheren
Evalueer hoe de organisatie toeziet op de internationale mobiliteit van haar werknemers (en hun personen ten laste) die naar andere landen reizen in het kader van hun werk, zowel expats als zakenreizigers, en hoe zij de voorzienbare risico’s voorafgaand aan hun vertrek, beoordelen.
- Stap 5: communiceren, inlichten en opleiden
Zorg ervoor dat het plan voor reisrisicobeheer (incl. de beleidsplannen en procedures inzake zorgplicht) binnen de hele organisatie wordt verspreid en dat de werknemers (managers, reizende medewerkers en expats) kennis hebben van en voorbereid zijn op de potentiële risico’s alvorens ze effectief naar het buitenland worden gestuurd.
- Stap 6: traceren en informeren
Weet waar je werknemers zich op eender welk ogenblik bevinden en zorg dat je over plannen beschikt om proactief met hen te communiceren als een situatie verandert of in geval van nood.
- Stap 7: adviseren, bijstaan en evacueren
Voorzie in continue begeleiding, ondersteuning en bijstand wanneer werknemers zich in het buitenland bevinden en in een situatie belanden waarmee ze niet vertrouwd zijn. Wees voorbereid om hen zo nodig te evacueren.
Verificatiefase
De uitvoering van het plan voor zorgplicht en reisrisicobeheer wordt gemeten aan de hand van een reeks prestatie-indicatoren en van feedback naar de andere stappen, waardoor het proces van risicobeheer voortdurend kan worden verbeterd:
- Stap 8: controleren en analyseren
Zorg ervoor dat je beschikt over managementcontroles om te verzekeren dat zowel de werkgever als de werknemers de instructies in acht nemen, en traceer en analyseer gegevens om de efficiëntie te verbeteren.
De handleiding bevat ook een checklist om je reisrisicobeleid te evalueren zodat je snel gericht kan bijsturen.
