Gestion des risques liés aux voyages
La FEB (Fédération des entreprises de Belgique) a publié, en collaboration avec la International SOS Foundation un guide intitulé ‘Prendre soin de vos collaborateurs mobiles dans une économie globale. Guide pour les entreprises belges’. Ce guide comprend une feuille de route pour la gestion des risques liés aux voyages, basée sur la roue de Deming (Plan-Do-Check-Act).
Planifier (Plan)
= Identifier les parties prenantes clés et définir les responsabilités de l’employeur dans le cadre de l’obligation de protection.
- Première étape: Évaluation des risques
Il s’agit des risques en matière de santé, sécurité et sûreté spécifiques aux lieux dans lesquels les salariés séjournent ou se rendent pour le travail. Dans la foulée, déterminer les mesures à prendre dans le cadre de l’obligation de protection de l’entreprise. Des conseils actualisés par destination vous sont fournis sur le site du SPF Affaires étrangères. Outre ces conseils actualisés, vous trouverez des informations générales et pratiques sur les transports, le climat et les catastrophes, la santé et l’hygiène, ou encore la législation locale.
- Deuxième étape: Planification stratégique
Le développement d’une stratégie intégrée de gestion des risques (comprenant un plan de gestion de crise suite à des incidents et un processus permanent découlant de l’obligation de protection) permet à l’entreprise d’être en mesure d’assumer ses obligations en matière de protection.
- Troisième étape: Elaboration des procédures
Il s’agit de développer un plan (politiques et procédures) en matière de protection et de gestion du risque Voyage, applicable aux salariés qui voyagent et travaillent à l’étranger (à court ou à long terme). A cette occasion, vérifier si les politiques et procédures définies contribuent à la santé, la sécurité et la sûreté des salariés à l’étranger.
Exécuter (Do)
= mettre en oeuvre le plan Obligation de protection et Gestion du risque Voyage et déployer les outils nécessaires.
- Quatrième étape: Gestion de la mobilité internationale
Vérifier les mesures prises par l’organisation pour superviser la mobilité internationale de ses salariés (et de leurs personnes à charge) se rendant à l’étranger dans le cadre professionnel (travailleurs détachés ou voyages d’affaires) et évaluer les risques prévisibles avant leur départ.
- Cinquième étape: Communication
Le plan Obligation de protection et Gestion du risque Voyage est communiqué à toute l’entreprise. Les salariés (managers, voyageurs ou détachés) sont informés et préparés aux risques potentiels, préalablement à leur départ.
L’entreprise doit veiller à savoir à tout moment où se trouvent ses salariés et prévoir une communication proactive si la situation change et devient par exemple un cas d’urgence.
- Septième étape: Conseil, assistance et évacuation
Les travailleurs à l’étranger confontrés à des situations inconnues doivent être soutenus et assistés. L’entreprise doit être prête à les évacuer si nécessaire.
Contrôler (Check)
= évaluer la mise en oeuvre du plan au moyen d’un ensemble d’indicateurs de performance et d’une boucle de feed-back, permettant l’amélioration continue du processus de gestion des risques.
- Huitième étape: Contrôle et analyse
Le management veille à ce qu’employeur et salariés respectent leurs obligations. Le recueil et l’analyse des données permet améliorer l’efficacité des mesures mises en place.
Le guide comprend aussi une check-list permettant d’évaluer la politique de gestion des risques liés aux voyages menée par l’entreprise et pouvoir la corriger de manière adéquate si nécessaire.
