Wettelijk kader
De verplichting om een maandelijks (of driemaandelijks) verslag op te stellen, is opgenomen in boek II, titel 1 De interne dienst voor preventie en bescherming op het werk van de codex (art. II.1-6, § 1,2°, a).
Maandelijks of driemaandelijks
Het verslag moet maandelijks of driemaandelijks worden opgemaakt. De frequentie hangt af van de groep waartoe het bedrijf behoort:
- bedrijven van groep A, B, C met meer dan 50 werknemers: maandelijks verslag
- bedrijven van groep C met minder dan 50 werknemers en van groep D: driemaandelijks verslag.
Doel
De verslagen kaderen in het beheer en de werking van de interne dienst. Ze geven een overzicht van de verschillende activiteiten van de interne dienst en vormen een handige informatiebron voor interne besprekingen (bv. met de werkgever, het lijnmanagement, preventieadviseurs van de externe dienst). De maandverslagen bieden ook een basis voor het opstellen van het jaarverslag.
Het maandverslag is bovendien een belangrijk informatiedocument voor het comité pbw. Het wordt samen met de uitnodiging voor de vergadering uitgestuurd naar alle leden. Tijdens de vergadering kan de preventieadviseur toelichting geven bij de inhoud.
Inhoud
Het maandverslag geeft een overzicht van alle activiteiten van de interne dienst:
- bezoeken aan de werkplekken, risicoanalyses enz.
- geïdentificeerde risico's en preventiemaatregelen in het kader van het dynamische risicobeheersysteem
- een overzicht van arbeidsongevallen, oorzaken en preventiemaatregelen
- acties van de interne dienst in het kader van het jaaractieplan
- rapporten van keuringen, verslagen van labo’s, externe dienst enz.
- ...
De rubrieken van het maandverslag zijn vastgelegd in een document dat beschikbaar is op de website van de FOD Werkgelegenheid.
Gemeenschapperlijke dienst: bijlagen per werkgever
In het maandverslag van een gemeenschappelijke dienst is het vereist om bijlagen op te nemen met afzonderlijke gegevens voor elk van de betrokken werkgevers (art. II.2-17)
Bewaring
De interne dienst bewaart het maandverslag en houdt het ter beschikking van de inspectie (Toezicht Welzijn op het Werk). De bewaartermijn is niet wettelijk vastgelegd. Drie jaar is bijvoorbeeld een redelijke periode.
Hoe opmaken?
Het model op de website van de FOD Werkgelegenheid biedt enkel een overzicht van de rubrieken. Het is aan de interne preventiedienst om een werkwijze uit te werken die het beste aansluit bij de organisatie van de dienst. Handig is bijvoorbeeld om een standaardsjabloon op te stellen, dat (automatisch) aangevuld kan worden met gegevens vanuit andere documenten of bronnen (bv. excelbestanden).
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende rubrieken uit het ‘verplichte’ model met telkens een woordje uitleg.
| Rubriek | Toelichting |
|---|
| 1. Interne dienst | |
1.1. overzicht van de activiteiten | Welke activiteiten heeft de interne dienst de afgelopen maand uitgevoerd?
Bv. - bezoeken aan werkplekken
- tussenkomsten in het kader van aankoopprocedures (3 groene lichten): bestellingen, verslagen indienststelling
- opmaak werkpostfiches
- opmaak/actualisering procedures en instructies
- uitwerking/actualisering risicoanalyses
- onthaal nieuwe werknemers
- analyses arbeidsongevallen en incidenten
- secretariaatstaken comité pbw
- informatie en opleiding (bv. ondersteuning toolboxmeetings)
|
1.2. relaties met de externe dienst
1.2.1. voorstellen
1.2.2. vragen
1.2.3. opmerkingen | Bv. vragen gesteld aan de externe dienst, verslagen van bedrijfsbezoeken, resultaten van metingen, analyses uitgevoerd door de externe dienst, uitgebrachte adviezen. |
| 2. Opzoekingen in verband met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk | Over welke onderwerpen is er informatie opgezocht of opgevraagd (bv. nagaan wettelijke verplichtingen, best beschikbare technieken, goede praktijken in andere bedrijven)? En wat zijn de conclusies? |
| 3. Opgespoorde risico’s | Bv. risico’s geïdentificeerd in het kader van - werkplekbezoeken
- uitwerking/actualisering risicoanalyses
In het maandverslag kunnen de belangrijkste punten en/of besluiten worden aangehaald met een verdere verwijzing naar bijlagen of documenten beschikbaar op intranet. |
4. Synthese van de arbeidsongevallen
4.1. analyse van de arbeidsongevallensteekkaarten en de verslagen
4.2. plaats van de ongevallen
4.3. oorzaken en preventiemaatregelen
4.4. evolutie van de frequentie en de ernst van de ongevallen
4.5. de plaats, de oorzaken en de preventiemaatregelen, voor de arbeidsongevallen overkomen aan werknemers die geen werknemer zijn van de werkgever, maar ten opzichte van wie deze laatste de hoedanigheid had van:
1° hetzij, werkgever in wiens inrichting deze werknemers als werknemer van ondernemingen van buitenaf werkzaamheden kwamen uitvoeren
2° hetzij, gebruiker
3° hetzij, bouwdirectie belast met de uitvoering voor wie deze werknemers als werknemer van aannemers of onderaannemers van deze bouwdirectie werkzaamheden uitvoerden | - Overzicht van de arbeidsongevallen en resultaten van de analyses (oorzaken en preventiemaatregelen). Eventueel verwijzen naar bijlagen of documenten beschikbaar op intranet met meer details.
- Statistische gegevens, m.n. frequentie- en ernstgraad (voor berekeningswijze zie Statistische gegevens over de arbeidsongevallen in het jaarverslag). Berekening voor de maand en cumulatief vanaf het begin van het jaar. Tendensen en vergelijking met vorige maanden/jaren.
- Ongevallen van uitzendkrachten, contractormedewerkers, werknemers van onderaannemers: bespreking van de resultaten van de analyses (eventueel ook verwijzen naar andere beschikbare documenten).
|
5. Getroffen preventiemaatregelen | Bv. - uitwerking en implementatie van een procedure werken met derden
- in overleg met lijnmanager van de afdeling: aanbrengen bijkomende pictogrammen in magazijn
- aanwezigheidsregister bezoekers en contractormedewerkers
- uitwerking instructie bediening van een manuele transpallet
|
6. Jaaractieplan
6.1. opties voor het verwezenlijken van het jaaractieplan
6.2. realisaties in het kader van het jaaractieplan. | Opsomming van de voorstellen/activiteiten van de interne dienst in het kader van het jaaractieplan. Eventueel verwijzen naar een document met de opvolging/stand van zaken jaaractieplan. |
7. Commentaar over de wijzigingen aangebracht in de volgende documenten:
7.1. het organigram
7.2. de exploitatievergunning en de opgelegde exploitatievoorwaarden
7.3. de verslagen van de afvaardiging van het comité belast met het opzoeken van de oorzaken van een ongeval, een incident of een ernstige vergiftiging
7.4. de attesten, processen-verbaal en verslagen afgeleverd door de erkende organismen
7.5. de suggesties van de bevoegde brandweerdienst | Toelichting bij de wijzigingen in de aangehaalde documenten (conclusies, voorstellen voor opvolging). |
Bronnen/meer info
