Bureaux partagés?
Le bureau partagé ou flex desk, flex office,… suppose l’utilisation partagée d’un bureau ou d’un poste de travail. Ce concept s’applique principalement dans les organisations où les travailleurs ne sont pas tous présents en permanence. Comme il y a moins de postes de travail que d'employés, les travailleurs n’ont pas de poste de travail fixe et s’installent chaque fois à un poste différent. Différents types de postes de travail peuvent être créés dans ce cadre: bureaux paysagers, bureaux individuels, salles de réunion,…
Avantages
Le concept de bureau partagé - s'il est pratiqué correctement - peut améliorer la satisfaction au travail, la santé et la productivité des travailleurs. Il offre de la flexibilité et de la variété (choix de différents types de salles de travail, plus de possibilités de télétravail,…) et favorise la coopération et la communication entre différentes équipes ou départements. En outre, il permet à l'employeur de faire des économies (moins de loyer et d’énergie).
Inconvénients
Le concept présente aussi des inconvénients. Par exemple, changer de poste de travail à chaque fois suppose que les employés doivent l’adapter avant de commencer à travailler (par exemple, en procédant à des ajustements ergonomiques), puis le dégager tout à fait à la fin de la journée de travail. Ils risquent aussi d'être plus facilement distraits ou dérangés (par les passants, le bruit,…). S'il n'y a pas de système de réservation adéquat, rechercher un lieu de travail spécifique ou s’assurer de la présence simultanée de collègues sur le lieu de travail peut prendre son temps. Les travailleurs peuvent finir par se sentir plus isolés et moins liés à l'organisation. Enfin, d’un point de vue pratique, l'ordre et la propreté des lieux de travail peuvent aussi poser des problèmes.
Comment s’y prendre?
Introduire le concept du bureau partagé nécessite de la préparation. Il faut tenir compte du bien-être des travailleurs à chaque étape. Pour concevoir des postes de travail appropriés, il faut d'abord identifier différentes tâches qu'on va y réaliser (activity-based). La participation de tous les employés dès la phase de planification est à recommander car elle accroît le soutien au concept.
La liste de contrôle ci-jointe fournit des recommandations sur:
- la planification et l'organisation du projet
- l'organisation du travail
- l'environnement de travail
- l'équipement de travail
- les relations sociales.
Cette liste de contrôle peut être utilisée dans toute organisation, quelle que soit sa taille, mais les recommandations devront parfois être ajustées en fonction de la situation, de la culture d'entreprise et de la localisation.
