Desksharing?
Bij desksharing wordt een kantoor of beeldschermwerkplek door verschillende werknemers gedeeld. Het concept staat nog onder verschillende andere benamingen bekend, zoals hotdesking, shared desk, flexdesking, flexwerkplekken of flexibele werkplekken. Het wordt vooral toegepast in organisaties waarbij niet alle werknemers de hele tijd op kantoor aanwezig zijn en waar er minder werkplekken zijn dan werknemers. De medewerkers hebben dan geen vaste arbeidsplaatsen en kiezen telkens een nieuwe werkplek.
Bij de invoering van desksharing kunnen verschillende soorten werkplekken gecreëerd worden, zoals individuele kantoren, vergaderruimten, open spaces (of open plan-kantoren) en landschapskantoren (of kantoortuinen).
Voordelen
Desksharing kan – mits een goede aanpak – de werktevredenheid, gezondheid en productiviteit van de werknemers bevorderen. Vooral de flexibiliteit en afwisseling kan een groot voordeel zijn (bv. keuze uit verschillende soorten ruimten om in te werken, meer telewerk mogelijk). Ook bevordert het de samenwerking en de communicatie tussen verschillende teams of afdelingen. Voor de werkgever kan desksharing kostenbesparend zijn (bv. minder huur, minder energiekosten).
Mogelijke problemen
Aan desksharing zijn ook enkele mogelijke nadelen verbonden. Werknemers kunnen het bijvoorbeeld moeilijk vinden dat ze minder structuur hebben door het gebrek aan een eigen werkplek. Ook kost het tijd en moeite om telkens de werkplek klaar te zetten (bv. ergonomische aanpassingen) en vervolgens weer leeg te maken. Het zoeken naar een werkplek of het afstemmen met collega’s waar gewerkt zal worden, kan eveneens tijdrovend zijn, vooral als er geen goed reserveringssysteem voorhanden is. Verder bestaat het risico dat de werknemers sneller afgeleid of gestoord worden (bv. door voorbijlopende personen of lawaai) en dat ze zich minder persoonlijk verbonden voelen met de organisatie (bv. door een minder goede sfeer onder de collega’s). Daarnaast kan het ordelijk en proper houden van de werkplekken een knelpunt zijn.
Hoe pak je het aan?
De invoering van desksharing vergt de nodige voorbereiding waarbij in elke stap rekening gehouden moet worden met het welzijn van de werknemers. De basis is het in kaart brengen van de verschillende taken en behoeften om zo werkplekken te ontwerpen die deze taken en behoeften ondersteunen (activity-based werken). Daarvoor is de input van alle medewerkers al in de planningsfase noodzakelijk. Dat vergroot ook het draagvlak voor de invoering van desksharing.
De checklist in bijlage geeft aanbevelingen over:
- de planning en de organisatie van het project
- de arbeidsorganisatie
- de arbeidsomgeving
- de arbeidsmiddelen
- de sociale relaties
De checklist is bruikbaar in elke organisatie, ongeacht de grootte, maar afhankelijk van de situatie, de bedrijfscultuur en de locatie kunnen de verschillende aanbevelingen variëren in belang.
