Wettelijke bepalingen voor stagiairs

Van jongere naar stagiair

De bepalingen over stagiairs zijn opgenomen in de Codex welzijn op het werk, boek X Werkorganisatie en bijzondere werknemerscategorieën, titel 4 stagiairs. Deze bepalingen gaan terug op het KB van 21 september 2004 betreffende de bescherming van stagiairs (BS 4 oktober 2004). Tot dan toe was het KB van 3 mei 1999 over jongeren van toepassing op stagiairs. Met de verschijning van het KB uit 2004 over stagiairs kwam daar verandering in. De stagiairs werden uit het toepassingsgebied van het KB over jongeren gehaald. In 2017 verscheen de gecoördineerde versie van de Codex welzijn op het werk. Alle oude KB's werden opgeheven, ook die over jongeren en stagiairs. De bepalingen werden opgenomen in boek X Werkorganisatie en bijzondere werknemerscategorieën. Titel 4 bevat de bepalingen over stagiairs, titel 3 over jongeren. Inhoudelijk zijn er in 2017 geen wijzigingen doorgevoerd.

Wie is stagiair?

De codex definieert een stagiair als volgt: "elke leerling of student die in het kader van een leerprogramma georganiseerd door een onderwijsinstelling, daadwerkelijk arbeid verricht bij een werkgever, in gelijkaardige omstandigheden als de werknemers in dienst van die werkgever, en dit met het oog op het opdoen van beroepservaring" (art. X.4-2). Dat betekent dat de omstandigheden waarin de stagiair werkt, evenwaardig zijn aan die van de gewone werknemers. In de definitie staat ook duidelijk dat het moet gaan over een stage waarbij daadwerkelijk arbeid wordt verricht. Dat wil zeggen dat observatiestages, bedrijfsbezoeken en dergelijke buiten het toepassingsgebied van deze regelgeving vallen. Bij een observatiestage kijkt de stagiair immers toe hoe het werk gedaan wordt, maar verricht hij zelf geen arbeid. Hetzelfde geldt voor bedrijfsbezoeken.

Risico’s in kaart brengen

Een belangrijke verplichting van de werkgever is het uitvoeren van een risicoanalyse. De bepalingen uit titel X.4 Stagiairs geven weinig details over hoe en waarom de risicoanalyse moet uitgevoerd worden. Er wordt verwezen naar de bepalingen uit titel X.3 over jongeren (m.n. artikel X.3-3).
Het doel van de risicoanalyse is aangepaste preventiemaatregelen te bepalen en vast te stellen welk type van gezondheidstoezicht vereist is. Bij het uitvoeren van de risicoanalyse moet rekening gehouden worden met de specifieke kenmerken van stagiairs zoals hun gebrek aan ervaring, hun beperkt inzicht in risico’s en hun doorgaans jonge leeftijd.

De risicoanalyse moet in ieder geval nagaan of de stagiair niet wordt blootgesteld aan risicovolle activiteiten. Voor die risicovolle activiteiten verwijst de wetgeving naar art. X.3-8 en bijlage X.3-1. De bijlage geeft een opsomming van agentia, werkzaamheden en plaatsen die risico’s inhouden waaraan een jongere, maar in dit geval dus ook een stagiair, niet mag blootgesteld worden. De risicoanalyse moet in ieder geval aan het licht brengen of een stagiair al dan niet moet werken in deze risicovolle omstandigheden.

De risicoanalyse moet uitgevoerd worden vóór de stagiair aan zijn stage begint en moet daarna één keer per jaar herhaald worden. Als er een belangrijke wijziging plaatsvindt aan de werkpost, is het tevens nodig om de risicoanalyse opnieuw uit te voeren en eventueel aan te passen.
Het is de werkgever die instaat voor de uitvoering van de risicoanalyse. Hij kan daarvoor een beroep doen op de dienst voor preventie en bescherming op het werk. Zelfstandige werkgevers zonder werknemers die een stagiair tewerkstellen, mogen daarvoor een beroep doen op de dienst pbw van de onderwijsinstelling. De werkgever moet tevens de resultaten van de risicoanalyse overmaken aan de onderwijsinstelling.

Verboden

Op basis van de resultaten van de risicoanalyse is het aan de werkgever om de nodige preventiemaatregelen te nemen. De preventiemaatregelen omvatten in ieder geval het organiseren van het onthaal en de informatie-uitwisseling, een verbod op het uitoefenen van risicovolle activiteiten, en het organiseren van het gezondheidstoezicht.

Dat betekent in algemene termen dat stagiairs allerlei risicovolle activiteiten of activiteiten die specifiek gevaarlijk zijn voor hen, niet mogen uitoefenen. Het gaat bijvoorbeeld om werken in extreme koude of hitte.
Daarop geldt echter een uitzondering, met name voor het uitoefenen van activiteiten die hen voorbereiden op het beroep dat ze gekozen hebben. In dat geval mogen ze de risicovolle activiteiten toch uitoefenen als de werkgever de nodige maatregelen heeft genomen. Bovendien moet iemand van de hiërarchische lijn erop toezien dat de maatregelen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en moet er telkens een ervaren werknemer in de buurt zijn als de stagiair het werk uitvoert.

Gezondheidstoezicht

In het kader van de regelgeving over stagiairs zijn specifieke bepalingen voor het gezondheidstoezicht voorzien, waarbij rekening wordt gehouden met de context van de stage. In bepaalde gevallen is gezondheidstoezicht niet vereist (vrijstellingen) en de organisatie kan ook deels worden overgedragen aan de onderwijsinstelling.

Wanneer gezondheidstoezicht?

Voor stagiairs is het gezondheidstoezicht vereist omwille van de activiteiten die de stagiair uitoefent of omwille van hun specifiek statuut.
In het eerste geval gaat het om de toepassing van de regels uit titel I.4 Gezondheidstoezicht. Grosso modo kan gesteld worden dat ook voor stagiairs het gezondheidstoezicht vereist is als ze worden blootgesteld aan risico’s waarvoor voor de gewone werknemers van de onderneming of instelling het gezondheidstoezicht geldt.
In het tweede geval is het gezondheidstoezicht vereist omwille van het specifieke statuut. Dat is het geval als de stagiair:

• op het ogenblik van tewerkstelling de leeftijd van 18 jaar nog niet bereikt heeft
• nachtarbeid verricht
• in toepassing van de afwijkingsbepalingen blootgesteld is aan ernstige risico’s waarvoor er normaal een verbod tot tewerkstelling geldt

In een aantal gevallen is het gezondheidstoezicht niet vereist voor stagiairs. Een uitzondering is er voor stagiairs die nog geen 18 jaar zijn en die niet worden blootgesteld aan een ander risico (dan hun leeftijd). Voor die stagiairs is het gezondheidstoezicht dus niet vereist, maar ze moeten wel beschikken over een attest van het medisch schooltoezicht.

Voor stagiairs is er in de regel enkel een voorafgaande gezondheidsbeoordeling. Het periodiek en voortgezet onderzoek en het onderzoek bij werkhervatting zijn niet vereist. Wel kan de arbeidsarts beslissen de voorafgaande gezondheidsbeoordeling aan te vullen met een periodieke gezondheidsevaluatie als de stage langer dan zes maanden duurt en als de stagiair wordt blootgesteld aan risicovolle activiteiten vermeld in bijlage X.3-1.

Wie organiseert het gezondheidstoezicht?

Het is de werkgever bij wie de stagiair eerst wordt tewerkgesteld, die het gezondheidstoezicht
moet uitvoeren. De volgende werkgevers zijn vrijgesteld van de uitvoering van een nieuwe gezondheidsbeoordeling, voor zover de stagiair niet aan een nieuw of ander risico wordt blootgesteld. Uiteraard is deze volgende werkgever evenmin vrijgesteld van de uitvoering van de gezondheidsbeoordeling als de werkgever bij wie de stagiair eerst werd tewerkgesteld, deze gezondheidsbeoordeling niet heeft laten uitvoeren (art.X.4-7).

Het is de arbeidsarts van de werkgever die de gezondheidsbeoordeling uitvoert. Ook de arbeidsarts van de onderwijsinstelling kan dit doen (interne of externe dienst), maar dan moet dat wel vermeld worden in het stagedossier. Bovendien moet de werkgever vooraf de resultaten van de risicoanalyse meedelen aan de onderwijsinstelling, net als de contactgegevens van de arbeidsarts (van de werkgever). Na het medisch onderzoek bezorgt de arbeidsarts van de onderwijsinstelling het formulier van de gezondheidsbeoordeling aan de onderwijsinstelling. De werkgever en de stagiair ontvangen op hun beurt een kopie van de onderwijsinstelling.

Wie betaalt het gezondheidstoezicht? 

Wie het onderzoek uitvoert, heeft ook financiële implicaties. Als de werkgever zelf het gezondheidstoezicht organiseert, betaalt hij de kosten daarvoor. Het tarief is hetzelfde als voor de andere werknemers, met inbegrip van de kosten voor de risicoanalyse en het gezondheidstoezicht. Er is geen terugbetaling voorzien.

Als de werkgever ervoor kiest om voor de uitvoering van het gezondheidstoezicht een beroep te doen op de (externe) dienst voor preventie en bescherming op het werk van de onderwijsinstelling, is een vast tarief van toepassing. Dat tarief bedraagt €61,13 (geïndexeerd). De bijdrage wordt integraal betaald door Fedris. In de specifieke en vaste bijdrage van €61,13 zijn de kosten van technische prestaties niet opgenomen. Het gaat dan bijvoorbeeld om kosten van bijkomende onderzoeken zoals gerichte onderzoeken voor blootstelling aan sommige chemische agentia. De kosten van de bijkomende onderzoeken zijn wel ten laste van de werkgever.

En de onderwijsinstelling?

Titel X.4 Stagiairs bevat vooral verplichtingen voor de werkgever. Dat neemt niet weg dat ook de onderwijsinstelling een belangrijke rol te vervullen heeft. Zo is er de algemene verplichting om een coördinerende en ondersteunende rol op zich te nemen. Bovendien kan de onderwijsinstelling een aantal taken van de werkgever overnemen als de stagiair op school gelijkaardige werkzaamheden uitoefent zoals bij de werkgever. In dat geval is het de school die de risicoanalyse uitvoert en de preventiemaatregelen voor op school vastlegt. De school deelt de resultaten van de risicoanalyse mee aan de werkgever, samen met de genomen preventiemaatregelen. In dat geval is het ook de onderwijsinstelling die het gezondheidstoezicht organiseert (art. X.4-14 - X.4-15).

Informatie-uitwisseling

Het is duidelijk dat bij de bescherming van stagiairs heel wat partijen betrokken zijn: de onderwijsinstelling, de werkgever, de arbeidsgeneesheer en de stagiair zelf. Een goede informatie-uitwisseling is de basis om te komen tot een efficiënte preventie. De wetgever heeft een en ander dan ook vastgelegd in de wetgeving. Zo moet de werkgever informatie geven aan de onderwijsinstelling over het gezondheidstoezicht. Dat betekent dat de werkgever de resultaten van de risicoanalyse moet doorgeven en op basis daarvan moet aangeven welk gezondheidstoezicht vereist is. Indien dat gezondheidstoezicht ook daadwerkelijk moet georganiseerd worden, is een document met informatie over de werkpost opgelegd.
Dat neemt echter niet weg dat niet alles kan geregeld worden in de wetgeving. Veel is afhankelijk van de goede wil en de inzet van de mensen op het terrein.