Gezondheidstoezicht
Het gezondheidstoezicht op de werknemers heeft tot doel de gezondheid van de werknemers te bevorderen en te behouden door risico’s te voorkomen (codex, art. I.4-2). Om het gezondheidstoezicht van de werknemer correct uit te kunnen voeren, heeft de preventieadviseur-arbeidsarts nood aan alle relevante informatie. Ook moet de preventieadviseur-arbeidsarts de doeltreffendheid kunnen meten van de preventie- en beschermingsmaatregelen die in de onderneming individueel en collectief worden toegepast. Dit alles is bevat in het gezondheidsdossier, beschreven in de codex over het welzijn op het werk onder
Boek I, Titel 4 Maatregelen in verband met het gezondheidstoezicht op de werknemers (art. I.4-83, §1).
Inhoud van het gezondheidsdossier
Vier onderdelen
Het gezondheidsdossier bestaat uit vier onderdelen (art. I.4-85-87):
1. Het eerste onderdeel bestaat uit sociaal-administratieve gegevens (art. I.4-85, § 1, a). Deze beschrijven de werknemer en diens werkgever.
2. Het tweede deel bevat de beroepsanamnese en de objectieve medische persoonsgegevens (art. I.4-85, § 1, b). Dit laatste houdt verband met de werkpost of de activiteit van de werknemer en houdt onder meer de resultaten in van gerichte onderzoeken (zoals een longfunctiemeting), alle ontvangen medische verslagen, het re-integratieplan of -verslag, de datum en aard van de inentingen, en het formulier voor de gezondheidsbeoordeling.
3. De persoonlijke notities (art. I.4-85, § 1, c) van de preventieadviseur-arbeidsarts worden als een apart onderdeel beschouwd; deze worden namelijk niet gedeeld op eventuele vraag van de werknemer.
4. De gegevens van blootstelling aan biologische, fysische of chemische agentia (art. I.4-85, § 1, d) maken het laatste onderdeel uit van het gezondheidsdossier en bevatten bijvoorbeeld informatie over de datum en het blootstellingsniveau in het geval dat de grenswaarden worden overschreden.
Nuttige gegevens volksgezondheid
Strikt gezien maken objectieve medische persoonsgegevens die geen verband houden met het beroep maar wel nuttig zijn in het kader van volksgezondheid (zoals rookgedrag, BMI en bloeddruk), geen deel uit van het gezondheidsdossier (art. I.4-85, §2). In de praktijk worden deze gegevens wel verzameld en bewaard in het dossier, gezien ze nuttig zijn in het helpen bevorderen en behouden van de gezondheid van de werknemers (art. I.4-2), en dit zowel op individueel als collectief vlak.
Psychosociaal dossier
Volledig onafhankelijk van het gezondheidsdossier van de werknemer is het psychosociaal dossier (
art. I.3-31, I.3-41). Dit bevat de documenten rond de procedures, verklaringen van gehoorde personen en het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten. De persoonlijke notities mogen hier niet in voorkomen. De preventieadviseur-arbeidsarts heeft geen inzage in dit dossier, evenmin als de preventieadviseur psychosociale aspecten inzage heeft in het gezondheidsdossier van de werknemer.
Hoelang wordt het gezondheidsdossier bewaard?
Codex welzijn op het werk
Het gezondheidsdossier moet volgens de codex over het welzijn op het werk minstens vijftien jaar na het vertrek van de werknemer worden bewaard (art. I.4-89). Wanneer deze werknemer echter wordt blootgesteld aan biologische agentia die op lange termijn ziektes kunnen veroorzaken (art. VII.1-11), moet het dossier dertig jaar bijgehouden worden (art. VII.1-49). Bij blootstelling aan een kankerverwekkend, mutageen of of reprotoxisch agens of agens met hormoonontregelende eigenschappen (incl. asbest) is de bewaartermijn veertig jaar (art. VI.2-15, art. VI.3-35).
Code van medische deontologie
De Code van medische deontologie van de Orde der artsen schrijft voor dat patiëntendossiers gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt dienen te worden bewaard (Code van medische deontologie, art. 24). De code geeft in de bijkomende duiding bij datzelfde artikel echter ook aan dat, wanneer een wet voorziet in een maximale bewaartijd van gezondheidsgegevens of in hun uitwissing, deze bewaartermijn niet van toepassing is.
AVG
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR) stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het beoogde doel. De minimale bewaartermijnen zoals vermeld in de Codex welzijn op het werk zijn hierdoor tevens de maximale bewaartermijnen.
Wat als de bewaartermijn verstreken is?
De ‘standaard’ maximale bewaartermijn is vijftien jaar. Volgens de codex moet dan het gezondheidsdossier vernietigd worden, of op vraag van de werknemer aan diens aangewezen arts bezorgd worden (art. I.4-89, §2). De werknemer moet dit dan wel op tijd vragen, “na op de hoogte te zijn gebracht van deze mogelijkheid”. In de praktijk gebeurt deze overdracht uiterst zelden; de werknemer wordt doorgaans niet op de hoogte gebracht.
Wanneer de minimale bewaartermijn dertig of veertig jaar is, mag het gezondheidsdossier noch vernietigd worden, noch overhandigd worden aan de werknemer of aan om het even welke instelling. Het moet dan naar de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (AD TWW) verzonden worden (art. I.4-89, §3). In de praktijk gebeurt dit niet. De AD TWW neemt deze dossiers niet in ontvangst; de dossiers blijven bij de externe diensten liggen of worden vernietigd. Naar aanleiding van het schrijven van dit artikel heeft de auteur hierover een nieuwe bevraging gericht aan de AD TWW, maar heeft op het moment van publicatie nog geen nieuw officieel standpunt ontvangen.
Psychosociaal dossier
Het psychosociaal dossier wordt gedurende twintig jaar vanaf de datum van indiening van het verzoek tot interventie bijgehouden (art. I.3-32).
Overdracht van de gegevens
Verandering van werkgever of EDPBW
Wanneer een werknemer van werkgever verandert, moet het gezondheidsdossier volledig bewaard worden (art. I.4-92, §1). Dit is ook het geval wanneer een werkgever verandert van externe dienst. Hierbij bestaat wel een consensus op het niveau van Co-Prev dat de medisch directeur van de nieuwe externe dienst vraagt aan de medisch directeur van de vorige externe dienst om de in artikel I.4-85, § 1, a), b) en d) bedoelde gegevens van de gezondheidsdossiers van de actieve werknemers van de nieuw aangesloten organisatie over te dragen. Bij de overdracht van deze dossiers moet de authenticiteit, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid gewaarborgd worden (art. I.4-93-94). Zulke overdracht van dossiers gebeurt minder vaak wanneer een individuele werknemer verandert van werkgever.
SEED-Connect
Op het niveau van Co-Prev is een
IT-platform in ontwikkeling, SEED-Connect, waarbij deze overdracht op globaal en individueel niveau veel eenvoudiger en sneller kan verlopen. Voor de individuele overdracht van gezondheidsdossiers moet wel nog uitgeklaard worden op welke wijze dit zal verlopen, want dit mag volgens de codex enkel mits voorafgaande toestemming van de werknemer (art. I.4-92, §2).
Psychosociaal dossier
Ook voor de psychosociale dossiers is een overdracht naar de nieuwe externe dienst wettelijk geregeld (art. I.3-34).
Inzage in de gegevens
Recht op kennisneming
De werknemer heeft het recht kennis te nemen van alle medische persoonsgegevens en van de blootstellinggegevens uit het gezondheidsdossier. Dit is voorzien in de Codex welzijn op het werk, overeenkomstig artikel 9 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt (art. I.4-95, §2), en is ook opgelegd door artikel 15 van de AVG. De codex voorziet een overdracht naar de behandelend arts of een andere door de werknemer aangewezen arts (art. I.4-95, §1), maar op zich kan het ook aan de werknemer zelf bezorgd worden. Enkel wanneer de arbeidsarts oordeelt dat deze informatie ernstig nadeel voor de gezondheid van de patiënt zou meebrengen, kan de werknemer rechtstreekse inzage onthouden worden (art. 7 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt; AVG art. 23). Desalniettemin is de praktijk van de meeste externe diensten om de medische persoonsgegevens en de blootstellinggegevens uit het gezondheidsdossier niet rechtstreeks aan de werknemer te bezorgen.
Wanneer de werknemer een verzoek tot inzage indient, moet de externe dienst er ten laatste vijftien dagen na ontvangst gevolg aan geven (artikel 9 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt).
Beroepsloopbaandossier?
In 2016 is een wetsvoorstel ingediend tot ontwikkeling van een ‘beroepsloopbaandossier’, dat meereist van werkgever naar werkgever en deel uitmaakt van het globaal medisch dossier, waarbij zowel de huisarts als elke arts-specialist die een therapeutische relatie met de werknemer onderhoudt, automatisch toegang zou hebben tot de arbeidsrisico’s en -blootstellingen. Tot op heden is er geen begin gemaakt van een dergelijke integratie van het gezondheidsdossier in het globaal medisch dossier, maar is er wel vanuit Co-Prev met het hoger vernoemde IT-platform SEED-Connect een start gemaakt met de ontsluiting van het gezondheidsdossier voor de werknemer. Die kan nu via mijngezondheid.be, de portaalsite van de overheid, terugvinden wie de toegewezen preventieadviseur-arbeidsarts en preventieadviseur psychosociale aspecten zijn, en bij welke externe preventiedienst deze personen werken.
Inzage in psychosociaal dossier
Een expliciete regelgeving rond inzage in het psychosociaal dossier staat niet vermeld in de Codex welzijn op het werk, maar conform artikel 9 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt en artikel 15 van de AVG gelden dezelfde modaliteiten als voor het gezondheidsdossier.
Verwerking van de gegevens
Codex vs. AVG
De verwerking van de medische persoonsgegevens en van de blootstellingsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek, epidemiologische registratie, onderwijs en voortgezette vorming is mogelijk volgens de Codex welzijn op het werk. Dit moet dan wel gebeuren met eerbiediging van de voorwaarden en de nadere regels inzake privacy (art. I.4-83, §2). De AVG verbiedt standaard de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de gezondheid (AVG artikel 9, lid 1). Gezien hun belang beschouwt de AVG ze als ‘gevoelige gegevens’ (AVG artikel 10). Er zijn wel uitzonderingen. Dit omvat ook de verwerking die noodzakelijk is voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde (AVG artikel 9, lid 2, h).
Zo stelt de preventieadviseur-arbeidsarts aan de werkgever alle gepaste individuele en collectieve preventie- of beschermingsmaatregelen voor, en dit op basis van de resultaten van de periodieke gezondheidsbeoordelingen (art. I.4-33). Ook moet de preventieadviseur-arbeidsarts minstens eenmaal per jaar een kwantitatief en kwalitatief verslag opstellen voor het comité pbw over de collectieve aspecten van de re-integratiedossiers (art. I.4-79). De leden van het comité moeten ook inzage krijgen in anonieme collectieve informatie over de biologische agentia waaraan de werknemers worden blootgesteld (art. VII.1-37), en meerdere artikels wijzen op naamlijsten van werknemers, gekoppeld aan welbepaalde arbeidsrisico’s, die ter beschikking gesteld moeten worden van de werkgever en diens comité en die beschikbaar moeten zijn voor de Algemene Directie TWW (art. VI.2-12, art. VII.1-10-11, art. VII.1-56), evenals blootstellingsgegevens aan chemische of fysische agentia (art. VI.1-41, art. V.5-8, art. VI.3-31).
Psychosociale risico’s
Jaarlijks moet de werkgever een evaluatie maken van de te nemen preventiemaatregelen om de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen (art. I.3-6). Hiertoe moet de preventieadviseur-arbeidsarts minstens eenmaal per jaar relevante elementen die voortvloeien uit het gezondheidstoezicht, meedelen aan de werkgever en aan de preventieadviseur psychosociale aspecten, in de vorm van collectieve en anonieme gegevens (art. I.3-44).
Niet-beroepsgebonden gegevens
Zoals reeds aangehaald, maken objectieve medische persoonsgegevens die geen verband houden met het beroep, geen deel uit van het gezondheidsdossier en zijn er dus ook geen specifieke wettelijke voorschriften hierrond. Maar de inzichten uit de verzamelde anonieme collectieve informatie kunnen wel relevant kunnen zijn als onderdeel van het dynamisch risicobeheersingssysteem voor projecten van gezondheidspromotie op het werk.
Conclusie
Het gezondheidsdossier van de werknemer bevat alle relevante informatie waar de preventieadviseur-arbeidsarts nood aan heeft om de gezondheid van de werknemers te bevorderen en te behouden, zowel op individueel als collectief vlak. Wanneer gevraagd, heeft de werknemer recht op inzage van het eigen dossier. De medische persoonsgegevens en de blootstellingsgegevens mogen met respect voor de AVG verwerkt worden in de vorm van collectieve en anonieme gegevens.
