Hoe kunnen KPI’s bijdragen tot transparantie over welzijn?
KPI’s (
Key Performance Indicators, of in het Nederlands: kritieke prestatie-indicatoren) zijn variabelen of maatstaven om prestaties van organisaties te analyseren. Een indicator wordt uitgedrukt in één enkel getal, verbonden aan een norm of target voor de organisatie (lees ook
Key Performance Indicators ook bruikbaar voor welzijnsbeleid?) Via KPI’s kan een bedrijf dus te weten komen wat de welzijnssituatie op een specifiek moment is. De onderneming kan daarbij prioriteiten en acties bepalen en nadien meten of de ondernomen acties het gewenste effect hebben gehad. Als dat effect niet werd bereikt, kan er worden bijgestuurd.
Wanneer het volledige welzijnsdomein wordt vertaald naar eenvoudige KPI’s, dan wordt voor iedereen duidelijk hoe dat domein is opgebouwd en afgebakend, wat de transparantie zal verhogen.
EcoWerf EcoWerf is een afvalintercommunale, die voorziet in afvalpreventie, -inzameling, -verwerking en -aanrekening voor 27 gemeenten in Oost-Brabant. EcoWerf nam in 2018 de beslissing tot het implementeren van een eigen kwaliteitszorgsysteem, m.i.v. een balanced scorecard. In dit nieuwe kwaliteitszorgsysteem mocht de nodige aandacht voor welzijn niet ontbreken. |
Welke gegevens kunnen gebruikt worden als welzijns-KPI’s?
Er werd gezocht naar een uitgebreide standaardset van mogelijke welzijns-KPI’s, die afhankelijk van de relevantie voor EcoWerf wel of niet konden worden opgenomen. Deze standaardset was niet te vinden, waardoor men bij EcoWerf zelf aan de slag ging met het opstellen van een set welzijns-KPI’s.
Op zoek naar relevante data
Vooraleer dit concreet uitgewerkt kon worden, werd gestart met een beschrijvend luik waarbij een goed zicht werd gecreëerd op alle mogelijke sturingsparameters die relevant zijn binnen EcoWerf.
Volgende domeinen werden verkend: relevante en van toepassing zijnde wetgeving (Wet Welzijn, Codex welzijn op het werk, ARAB, AREI, FANC-besluiten, verkeersreglement, …), risicoanalyses van functies en werkposten, incidentenanalyse en het intern noodplan.
Het SMART-principe
Belangrijk bij het opstellen van deze set van KPI’s is het SMART-principe:
Specifiek | Is de KPI eenduidig geformuleerd? Is het voor iedereen duidelijk wat de scope van de KPI is? |
|---|
Meetbaar | Werd er bepaald hoe de KPI beoordeeld wordt? Wat is het streefcijfer van de KPI? |
|---|
Acceptabel | Is de KPI acceptabel? Zal het management op basis van deze KPI kunnen en willen sturen? |
|---|
Realistisch | Is de KPI haalbaar? Of moet er een tussentijds streefcijfer worden gehanteerd? |
|---|
Tijdgebonden | Werd er bepaald wanneer de KPI bereikt moet zijn? Welke frequentie gaat men hanteren? |
|---|
Hoe structureert men al die welzijns-KPI’s?
Vervolgens kon men starten met het opstellen van welzijns-KPI’s. Veronique: “Wanneer een groot domein als ‘welzijn’ in KPI’s wordt vertaald, kan het aantal KPI’s snel oplopen. Er moet dus aan een structuur gedacht worden.”
Hoog aantal welzijns-KPI’s
Binnen EcoWerf werden in een eerste fase 31 welzijns-KPI’s geformuleerd en uitgewerkt; in een tweede fase kwamen daar al een tiental welzijns-KPI’s bij. Veronique: “Het behouden van een overzicht over 40 tot 50 welzijns-KPI’s, naast andere financiële of exploitatiegerichte KPI’s, is voor een manager onbegonnen werk. Daarom werd ervoor gekozen om de afzonderlijke welzijns-KPI’s (31 stuks) om te dopen tot sub-KPI’s en deze te bundelen in ‘hoofd-KPI’s’ of clusters.”
Hoofd-KPI’s en hun inhoud
KPI 1: werkplek
Werkplekobservaties en -evaluaties: bestaat uit zes sub-KPI’s en focust op werkplekobservaties, zowel formeel als informeel, de opvolging van non-conformiteiten en het behouden van up-to-date risicoanalyses.
Sub-KPI’s:
- auditresultaat;
- percentage geplande werkplekobservaties t.o.v. aantal uitgevoerde observaties;
- percentage uitgevoerde acties t.o.v. aantal gemelde acties/interventies/defecten;
- percentage herhaalde vaststellingen tijdens werkplekobservaties;
- aantal uitgevoerde RIE’s of actuele RIE’s;
- resultaat van de RIE ergonomie beeldschermwerk.
KPI 2: incidenten
Arbeidsongevallen en incidenten: bestaat uit tien sub-KPI’s en focust op alle gegevens rond incidenten; arbeidsongevallen, EHBO-incidenten, bijna-ongevallen, schadegevallen, …
Sub-KPI’s:
frequentiegraad arbeidsongevallen;
ernstgraad arbeidsongevallen;
globale ernstgraad arbeidsongevallen;
percentage onderzochte incidenten;
aantal meldingen van EHBO-incidenten (ingevuld EHBO-register);
aantal meldingen van schadegevallen;
aantal meldingen van incidenten (aantal ingevulde incidentenformulieren);
aantal boetes (snelheidsovertredingen en pv’s);
verhouding gemelde incidenten met arbeidsongeval t.o.v. incidenten zonder arbeidsongeval;
interventies van de vertrouwenspersonen.
KPI3: mens
Personeelssamenstelling, -welzijn, -aanwezigheid en -gezondheid: bestaat uit acht sub-KPI’s en focust op het menselijke domein, met aandacht voor functionerings- en evaluatiegesprekken, verzuimgesprekken, verloop, …
Sub-KPI’s:
resultaat van de RIE psychosociaal welzijn;
functionerings- en evaluatiegesprekken;
percentage ziekteverzuim bij werknemers;
percentage verzuimgesprekken dat zou moeten gebeuren en werkelijk uitgevoerde verzuimgesprekken;
percentage oudere werknemers;
percentage arbeidsongeschikte werknemers;
percentage geplande en uitgevoerde medische onderzoeken;
percentage werknemers die een (correct) onthaal krijgen.
KPI 4: noodprocedures
Brand, evacuatie en opleiding: bestaat uit vijf sub-KPI’s en focust op het onderhouden van opleiding, instructies en oefeningen rond noodsituaties.
Sub-KPI’s:
percentage behaalde score omtrent noodprocedures en incidenten in de audit;
aantal niet-geplande brandalarmen, bommeldingen en inbraakalarmen;
realisatie van de jaarlijkse evacuatieoefening;
aantal opmerkingen van de brandweer tijdens een evacuatieoefening;
percentage gerealiseerde veiligheidsopleidingen.
KPI 5: betrokkenheid
Welzijnscommunicatie en bespreking op vergaderingen: bestaat uit vijf sub-KPI’s en focust op het welzijnsdraagvlak binnen EcoWerf via welzijnscommunicatiecampagnes, toelichtingen op vergaderingen, ...
Sub-KPI’s:
aantal communicatiecampagnes omtrent welzijn;
aantal vergaderingen waar welzijn een vast topic is;
aantal managementvergaderingen en coördinatievergaderingen waar de preventieadviseur aanwezig is;
uitvoering van het GPP en JAP;
meldingen door werknemers omtrent welzijn.
Scores
Elke sub-KPI werd gescoord ten opzichte van een streefcijfer. De frequentiegraad (Fg) van arbeidsongevallen werd bijvoorbeeld gescoord ten opzichte van het sectorgemiddelde (zie kader):
- Wanneer de Fg een daling van meer dan 1 heeft of een waarde heeft onder het sectorgemiddelde, dan wordt deze sub-KPI met een waarde van 2 gescoord.
- Wanneer de Fg een daling heeft van minder dan 1 of gelijk is aan het sectorgemiddelde, dan wordt deze sub-KPI gescoord met een waarde van 1.
- Als de Fg geen daling noteert, dan krijgt de sub-KPI een waarde van 0 toegekend.
2.1 | Frequentiegraad arbeidsongevallen Score 0: geen daling EN waarde boven het sectorgemiddelde (rood) Score 1: daling <1 OF waarde gelijk aan het sectorgemiddelde (oranje) Score 2: daling >1 OF waarde onder het sectorgemiddelde (groen) Periodiciteit: jaarlijks Bron: jaarverslag GD-PBW | 2 |
Op deze manier werd voor elke sub-KPI bepaald hoe de score van de waarde 0, 1 of 2 diende te gebeuren ten opzichte van een bepaald relevant streefcijfer. Wanneer de scores van elke sub-KPI worden opgeteld, bekomt men de score van de hoofd-KPI.
Welzijnsdashboard
Deze structuur van sub- en hoofd-KPI’s werd visueel weergegeven in een welzijnsdashboard (zie figuur 1, fictieve waarden werden ingevuld om vertrouwelijkheidsredenen).
Figuur 1: Hoofd-KPI’s + voorbeeld van onderverdeling (hoofd-KPI 2 en de 10 sub-KPI’s)
Verklaring van de kolommen:
- De omschrijving geeft kort weer wat de hoofd- of sub-KPI dekt;
- Het niveau geeft weer of het gaat om een hoofd- of sub-KPI;
- De frequentie geeft weer met welke periodiciteit de KPI wordt geüpdatet;
- De periode geeft weer op welke periode het huidige resultaat slaat;
- De eenheid geeft weer of de waarde van de KPI absoluut of percentueel is;
- Vorige periode geeft de maatstaf weer ten opzichte van welke vergeleken kan worden;
- Actueel geeft de huidige waarde weer;
- Ev geeft een rode pijl (verslechtering), een gele pijl (behoud) of een groene pijl (verbetering) bij de evaluatie van de actuele waarde ten opzichte van de vorige waarde;
- Het target geeft het streefcijfer weer;
- Act geeft een groen licht (bereiken van het streefcijfer), een geel licht (benaderen van het streefcijfer) of een rood licht (ver verwijderd van het streefcijfer) weer om de afstand tot het streefcijfer weer te geven.
Eenvoudige integratie in managementtools en -processen
Veronique: “Het dashboard geeft in een oogopslag weer hoe het gesteld is met het volledige welzijnsdomein binnen het bedrijf. Het toont de sterktes van een bedrijf, maar ook de zwaktes, zodat daarop kan worden ingespeeld.”
Daarnaast leent het welzijnsdashboard zich tot een eenvoudige integratie in managementtools en -processen, zoals een balanced scorecard of het jaaractieplan.
Gebaseerd op: ‘Het welzijnsdashboard van de dienst Recyclageparken - Een proactieve, welzijnsgeoriënteerde aanpak implementeren bij EcoWerf’, eindwerk aangeboden tot het verkrijgen van het getuigschrift preventieadviseur niveau 1, academiejaar 2019-2020, door Veronique Lindekens. Promotor: Tiemen van der Worp.
