Kantoortuinen of open space?
De kantoortuin is een concept uit de late jaren 50 dat werd ontwikkeld door twee Duitse consultants, de broers Eberhard en Wolfgang Schnelle. Hoewel het niet direct het succes kende dat de uitvinders verwacht hadden, was er wel een grote belangstelling in de Verenigde Staten. In Europa, waar het concept werd ingevoerd in de jaren 1980, werden de kantoorruimtes vaak opgesmukt met veel planten, vandaar de term kantoortuin.
De term open space, die tegenwoordig vaak wordt gebruikt, verwijst naar een open ruimte zonder tussenwanden (landschapskantoor). Er bestaan een aantal varianten.
Gedeelde kantoren
De manier waarop deze kantoren beheerd worden, is zeer gevarieerd, net zoals de gebruikte terminologie.
Wanneer de werkruimte is toegewezen aan een persoon, spreekt men van toegewezen kantoren (zowel in open als in gesloten ruimtes).
Wanneer er geen enkel kantoor van de open space aan een bepaalde persoon is toegewezen, spreken we van free seating, desksharing, free desk, flex offices, hot desking, niet-toegewezen kantoor, of gedeeld kantoor. Deze optie is onlosmakelijk verbonden met de invoering van het clean desk principe, waarbij de persoonlijke bezittingen en dossiers worden verwijderd van de werkstations en opgeborgen in individuele kastjes op het einde van elke werkdag. In dit geval kan eventueel een plaatsreserveringssysteem (office hoteling) worden voorgesteld, maar niet systematisch.
Bij het concept Activity Based Working hebben de werknemers niet alleen geen vaste plek, maar kiezen ze bovendien elke dag (of zelfs meerdere keren per dag) de werkomgeving die het beste past bij hun activiteiten van dat moment: werk in vergaderingzaal, individueel kantoor, teamwerkplek, enz.
Indeling en meubilair
Voor de indeling en het meubilair worden vaak verschillende mogelijkheden voorgesteld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de meest voorkomende indelingen (met de bijbehorende naam) in het geval van Activity Based Working.
Tabel Activity Based Working – Terminologie bij de indeling van de werkruimtes
workstation | werkplek | - basiswerkplek (= traditioneel bureau bij voorkeur in de hoogte regelbaar + ergonomische stoel)
- tafels gegroepeerd in modules van 2 tot 8 personen (optimaal = max.4) |
bench | projecttafel | - groter dan de traditionele tafel - te gebruiken in team voor kleine vergaderingen of het visualiseren van grote documenten (plannen, objecten,…) |
lounge | kleine comfortabele ruimte | - omgeven door halfgesloten hoge tussenwanden - voor kleine vergaderingen, pauzes of werk in kleine groepjes |
cocoon | werknis | - drie tussenwanden voor het creëren van een "geluidsisolerend" toevluchtsoord (voor betere concentratie)
- maakt gedeeltelijk visueel contact met de open ruimte mogelijk |
cockpit | maximale isolatie | - vier tussenwanden (om het geluid van andere werkplekken buiten te sluiten), vaak met beglazing (om visueel contact te bewaren)
- vertrouwelijke gesprekken, lange telefoongesprekken, individueel werk met hoge concentratie |
meeting room | vergaderzaal | - maakt het mogelijk dat een groep mensen overleg pleegt over een bepaald project
- mogelijk gebruik van bepaalde vergadertechnologieën (teleconferencing, videoconferencing, visioconferencing) |
coffee corner | koffiehoek, ontmoetingsplek | - ontspanningsplek, vaak met gezellige inrichting - voor informele gesprekken |
Teleconferencing, videoconferencing of visioconferencing?
Het samenwerken met personen binnen of buiten het bedrijf wordt mogelijk gemaakt door technologieën zoals teleconferencing en videoconferencing.
De mogelijkheid om een dialoog te voeren met een of meer gesprekspartners en hen ook te zien, bestaat al geruime tijd. Helaas laat de technische kwaliteit vaak te wensen over. Afgebroken gesprekken, problemen bij het contact maken, een onduidelijke klank en flikkerende beelden komen vaak voor.
Bij deze technische problemen komen nog de tekortkomingen van het medium zelf. Bij teleconferencing kun je de gesprekspartner niet zien, wat leidt tot hinderlijke pauzes en aarzelingen. Videoconferencing vermindert deze handicap, maar het beperkte gezichtsveld en de beeldkwaliteit belemmeren mogelijke interacties. Menselijke communicatie is immers veel meer dan verbale communicatie. Het gesprokene is goed voor slechts 10% bij het overbrengen van een boodschap. De resterende 90% heeft te maken met het paraverbale (toon, ritme, stilte,...) en het nonverbale (houdingen, gebaren, oogcontact,...). Het feit dat men niet zeker is van de persoon tot wie men zich richt, is de belangrijkste oorzaak van communicatieproblemen bij de huidige teleconferentiesystemen. Een hoofdbeweging, een glimlach, arm- of schouderbewegingen zijn van essentieel belang, maar worden niet duidelijk weergegeven bij de "klassieke" videoconferencing.
Visioconferencing van de nieuwe generatie (of immersie-vergaderen) geeft aan de deelnemers de indruk dat ze daadwerkelijk rond dezelfde tafel zitten. Behalve het feit dat men de gesprekspartners ziet, kan men ook reageren op elkaars lichamelijke bewegingen en reacties. De levensgrote beelden van het gezicht en de schouders, of zelfs van het hele lichaam, worden geprojecteerd op transparante schermen met hoge definitie, terwijl de achtergrond wordt gewist zodat alleen het silhouet wordt weergegeven. Bij de nieuwe visioconferencingsystemen draaien de schermen zich tijdens de conversatie samen met diegenen die ze personifiëren naar degenen tot wie zij zich richten. Kortom, een totale immersie. Deze technologie biedt ook mogelijkheden wat betreft de gelijktijdige interactie van meerdere personen over eenzelfde document.
Werk buiten het bedrijf
Bij bepaalde vormen van arbeid is het niet langer nodig om fysiek aanwezig te zijn op de werkvloer.
Bij homeworking werkt men een of meer dagen in de week thuis.
Telewerk of telecommuting is gebaseerd op hetzelfde principe als homeworking, maar is niet beperkt tot de eigen woning. In het Frans spreekt men ook wel eens van ‘le travail nomade’. Het komt erop neer dat men kan werken op elke locatie waar men beschikt over een internetverbinding.
Een andere trend is het distributed work of gespreid werken. Satellietkantoren of buurtkantoren worden dan ter beschikking gesteld van teams die verspreid zijn over verschillende geografische locaties, waar ze elkaar kunnen leren kennen en samenwerken. Deze aanvulling op homeworking maakt het mogelijk teams samen te brengen in plaatsen die gemakkelijker bereikbaar zijn dan het hoofdgebouw van het bedrijf.
Gebaseerd op een tekst van Jean-Philippe Demaret
