Context
Het koninklijk besluit van 26 maart 2024 tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk, wat de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk betreft (BS van 2 mei 2024), wijzigt de bepalingen in de Codex welzijn op het werk. Het KB vervangt volledig titel 2 De gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk van boek II Organisatorische structuren en sociaal overleg.
Oude procedure: steeds koninklijk of ministerieel besluit vereist
Elke werkgever is verplicht om te beschikken over een eigen interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. In specifieke gevallen is het echter mogelijk om daarvan af te wijken door een gemeenschappelijke interne dienst op te richten. Op basis van de oude procedure (vóór publicatie van het KB van 26 maart 2024) deden werkgevers van de bedrijven daarvoor een aanvraag, waarna de bevestiging van de oprichting werd gepubliceerd in een koninklijk of ministerieel besluit. Die procedure betekende een aanzienlijke administratieve last (onderzoek van het dossier, bezoek ter plaatse, schriftelijk advies en opstellen van een besluit) en duurde gemiddeld zes maanden. Bovendien moest bij elke wijziging in de samenstelling van de gemeenschappelijke interne dienst een nieuwe aanvraag bij de administratie worden ingediend.
Onderscheid tussen kleine en grote gemeenschappelijke interne diensten
Het KB van 26 maart 2024 vervangt volledig de bestaande regels en versoepelt de procedures. Voortaan wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine en grote gemeenschappelijke interne diensten.
Kleine gemeenschappelijke interne diensten
Voor de kleine groepen van werkgevers (minder dan 10 werkgevers, minder dan 2.000 werknemers, zonder eigen departement belast met het medisch toezicht) werd de procedure voor de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst sterk vereenvoudigd.
Dergelijke groepen van werkgevers hoeven niet langer een voorafgaande toelating te vragen voor de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst als ze voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de codex. Ze moeten alleen de oprichting van de dienst melden aan de FOD Werkgelegenheid en een actuele lijst van alle betrokken werkgevers overmaken. De FOD moet ook op de hoogte gebracht worden van elke wijziging van de werkgevers die gebruik maken van deze dienst.
Grote gemeenschappelijke interne diensten
Volgens het KB is er sprake van een grote gemeenschappelijke interne dienst als:
- de groep uit meer dan 10 werkgevers bestaat, of
- de werkgevers meer dan 2.000 werknemers in dienst hebben, of
- de gemeenschappelijke interne dienst beschikt over een eigen departement belast met het medisch toezicht.
Voor deze grote gemeenschappelijke interne diensten is altijd een voorafgaande toelating nodig. Daarvoor moet een aanvraag tot oprichting ingediend worden bij de FOD Werkgelegenheid op basis van het formulier dat ter beschikking wordt gesteld op de website. Nadat de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk heeft gecontroleerd of de voorwaarden vervuld zijn, wordt de toelating verleend bij ministerieel besluit.
Elke wijziging, en ook eventueel de ontbinding, moet bovendien gemeld worden aan de FOD Werkgelegenheid.
Overzicht formulieren aanvragen en meldingen
- Grote gemeenschappelijke interne dienst
Aanvraag tot oprichting van een grote gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk
Melding m.b.t. de wijziging of ontbinding van een grote gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
- Kleine gemeenschappelijke interne dienst
Melding m.b.t. de oprichting, wijziging of ontbinding van een kleine gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
Voorwaarden die van toepassing zijn op alle gemeenschappelijke interne diensten
Elke groep van werkgevers, ongeacht of het om een kleine of grote gemeenschappelijke interne dienst gaat, moet aan de volgende voorwaarden voldoen om een gemeenschappelijke interne dienst te kunnen oprichten:
- Er bestaat een juridische, economische, geografische of technische band tussen de werkgevers.
- De gemeenschappelijke interne dienst moet een duidelijke meerwaarde bieden voor de werkgevers en toelaten om een efficiënter preventiebeleid te voeren.
- De gemeenschappelijke interne dienst is bevoegd voor alle werknemers van de betrokken werkgevers.
- Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers over de organisatie van de gemeenschappelijke interne dienst en of/hoe zij een beroep doen op bijkomende deskundigheden ergonomie, arbeidshygiëne of psychosociale aspecten.
- Elke werkgever duidt een contactpersoon aan, d.i. een eigen werknemer die preventieadviseur is binnen de gemeenschappelijke dienst of een ander personeelslid dat over voldoende kennis beschikt.
- Alle comités preventie en bescherming op het werk gaan akkoord met de oprichting van de gemeenschappelijke interne dienst, de aanstelling van de preventieadviseurs en hun prestatieduur.
Overgangsmaatregelen
Werkgevers die hun gemeenschappelijke interne dienst (opgericht vóór 1 juli 2024) willen behouden, krijgen drie jaar de tijd om aan de nieuwe bepalingen te voldoen.
Voor de grote gemeenschappelijke diensten betekent dat dat ze een nieuwe aanvraag moeten indienen. Voor de kleine diensten volstaat het om te voldoen aan de aangepaste voorwaarden opgenomen in de codex.
Meer weten
Advies nr. 264 van 15 december 2023 over het ontwerp van koninklijk besluit tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk, wat de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk betreft
