Jaarverslag interne dienst niet meer insturen

Op 26 februari 2018 verscheen een KB in het Belgisch Staatsblad dat wijzigingen aanbrengt inzake verplichte meldingen aan Toezicht Welzijn op het Werk. Hierdoor is het voortaan ook niet meer verplicht om het jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk in te sturen. Het moet wel nog steeds opgemaakt en bijgehouden worden.

Wettelijk kader
Het KB van 7 februari 2018 verscheen op 26 februari 2018 met als titel KB tot opheffing van diverse bepalingen betreffende notificaties aan de met het toezicht belaste ambtenaar die in toepassing van artikel 17 van het Sociaal Strafwetboek werd aangewezen om toezicht te houden op de naleving van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de uitvoeringsbesluiten ervan. Het KB wijzigt verscheidene artikels in de Codex welzijn op het werk die alle betrekking hebben op verplichte meldingen aan Toezicht welzijn op het werk (inspectie). Lees Minder verplichte kennisgevingen voor het overzicht van alle wijzigingen.
 
Jaarverslag niet insturen, wel bijhouden
Het KB vervangt art. I.2-22 over het jaarverslag. De nieuwe bepaling zegt dat het jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk moet bijgehouden worden zodat het ter beschikking is van de inspectie. In dit artikel is geen sprake meer van een termijn voor het opmaken van het verslag, maar het artikel over het bezorgen van het jaarverslag aan het comité is onveranderd gebleven. De interne dienst moet ten minste vijftien dagen voor de vergadering van de maand februari het jaarverslag van de interne dienst aan de comitéleden sturen (art. II.7-24). De termijn voor het opmaken van het jaarverslag blijft dus januari - februari.
Het KB treedt in werking 10 dagen na de verschijning in het staatsblad op 8 maart 2018. Dit wil zeggen dat het jaarverslag voor het jaar 2017 niet meer hoeft doorgestuurd te worden naar de FOD.
 
Tabel - wijzigingen aan Codex welzijn op het werk, art. I.2-22
Boek I - Algemene beginselen, Titel 2 - Algemene beginselen betreffende het welzijnsbeleid
Hoofdstuk 4 Verplichtingen van de werkgever in verband met bepaalde documenten
 
Art. I.2-22
Oude tekst
Nieuwe tekst
De werkgever stuurt aan de met het toezicht belaste ambtenaar een volledig jaarverslag over de werking van de interne dienst uiterlijk binnen drie maanden na het afgelopen burgerlijk jaar waarop het betrekking heeft.
 
De werkgever houdt het jaarverslag van de interne dienst, bedoeld in artikel II. 1-6, § 1, 2°, b, ter beschikking van de met het toezicht belaste ambtenaren.
 
Jaarverslag opmaken
Het opmaken van het jaarverslag is een opdracht van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (codex, II.1-6, §1, 2°, b). De inhoud van het jaarverslag wordt vastgelegd in bijlage II.1-3. Het jaarverslag bevat 11 rubrieken waarin informatie meegedeeld moet worden over arbeidsongevallen, het gezondheidstoezicht, psychosociale interventies, de activiteiten van de dienst, enz. 
Op de website van de Federale Overheidsdienst voor Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg staat een verklarende nota die uitlegt hoe de verschillende rubrieken ingevuld moeten worden. Er zijn ook modelformulieren in Word ter beschikking.
 
Tabel - Overzicht bepalingen i.v.m. het jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
Titel
Referentie
Inhoud
I.2 Welzijnsbeleid
art. I.2-22
Verplichting om het jaarverslag ter beschikking te houden van de met het toezicht belaste ambtenaren.
I.2 Welzijnsbeleid
art. I.2- 9 en I.2-12
Gegevens uit het jaarverslag gebruiken in het kader van het dynamisch risicobeheersingssysteem en om het jaaractieplan op te stellen.
I.3 Psychosociale risico’s op het werk
art. I.3-6
Gegevens uit rubriek 8 van het jaarverslag gebruiken in het kader van de evaluatie van de preventiemaatregelen psychosociale risico’s op het werk.
I.3 Psychosociale risico’s op het werk
art. I.3-65
De preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersoon bezorgen aan de preventieadviseur die de leiding heeft van de interne dienst de nodige gegevens voor rubriek 8 van het jaarverslag.
II.1 Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
art. II.1-6, §1, 2°, b
Opdracht voor het opstellen van het jaarverslag.
II.1 Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
bijlage II.1-3
Overzicht van de verplichte inhoud.
II.2 De gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
art. II.2-10
Gegevens voor het jaarverslag moeten opgesteld worden per werkgever aangesloten bij de gemeenschappelijke dienst.
II.7 Comités voor preventie en bescherming op het werk
art. II.7-24
Het secretariaat (interne dienst) moet
- ten minste 15 dagen voor de vergadering van de maand februari het jaarverslag van de interne dienst toesturen.
- binnen 30 dagen (vanaf het tijdstip opgelegd voor het opstellen ervan) een kopie van de maand- en jaarverslagen bezorgen aan de gewone en de plaatsvervangende leden van de ondernemingsraad en de syndicale afvaardiging.
- de inhoud van het jaaractieplan, het jaarverslag van de interne dienst, de aan de adviezen van het Comité gegeven gevolgen en elke informatie die het Comité in het bijzonder wil kenbaar maken aan alle werknemers.
 
Federale Overheidsdienst voor Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg: verklarende nota en modelformulieren
 
: PreventActua 06/2018