Règlement d’ordre intérieur
Les dispositions relatives au règlement d'ordre intérieur sont reprises dans le Code du bien-être au travail, Livre II Structures organisationnelles et concertation sociale, Titre 7 Comités pour la prévention et le protection au travail. Le contenu doit couvrir des points obligatoires (voir encadré), qui peuvent éventuellement être complétés par d'autres, spécifiques à l’entreprise concernée.
Encadré: Contenu du règlement d'ordre intérieur
Le règlement mentionnera au moins:
- le lieu et le moment des réunions;
- les nom et prénom des membres effectifs et suppléants;
- les nom et prénom du président et de son remplaçant;
- les tâches du président et modalités de remplacement;
- le mode d’inscription d’un point à l’ordre du jour;
- le mode de convocation des membres à la réunion;
- les modalités de déroulement des réunions;
- le quorum de présence relatif à la tenue des réunions et aux prises de décision;
- le mode de consultation de rapports, avis et autres documents devant être tenus à disposition du comité;
- les modalités de consultation et délai de conservation des archives;
- la désignation d’une délégation;
- les moyens mis à disposition du comité;
- les modalités concernant les contacts avec l’employeur, la ligne hiérarchique, les conseillers en prévention et les travailleurs;
- les modalités relatives aux réunions préparatoires et supplémentaires;
- le mode de convocation des experts;
- le mode d’information du personnel;
- la procédure de modification du règlement. |
Organisation des réunions
Le règlement d'ordre intérieur définit les modalités relatives au lieu, au moment et au déroulement des réunions du Comité.
En général, on ne fixe pas de durée minimale/maximale: cela risquerait d'avoir une influence négative sur l’efficacité des réunions et empêcherait d’avoir la flexibilité nécessaire pour convoquer une réunion de courte durée traitant d’un seul sujet spécifique.
Les réunions ont en principe lieu à une date fixe, déterminée dans le règlement. Si cette date fixe ne pouvait être respectée pour des raisons graves, mieux vaut préciser ce qu’il advient de la réunion (p.ex. la postposer au premier jour ouvrable suivant).
Certains règlements déterminent que le temps consacré à la réunion est considéré comme du temps de travail et est rémunéré comme tel. Des précisions complémentaires peuvent également être prévues, comme la prise en charge de frais de déplacement ou les cas dans lesquels ces frais sont pris en charge par l’employeur, par exemple.
Prise de décision
Mieux vaut préciser les modalités de conclusion d’un accord dans le règlement d’ordre intérieur. En effet, si ces modalités ne sont pas définies, une décision ne pourra être adoptée qu’à l’unanimité, ce qui n’est pas toujours aisé. Pour éviter de bloquer inutilement le fonctionnement du comité, il est donc important de définir au préalable ce que l’on entend par "accord" et de fixer les règles de majorité applicables. Il faut aussi veiller à définir les présences minimums, tant pour la délégation de l’employeur que pour la délégation des travailleurs. Certains règlements d'ordre intérieur fixent, pour les cas déterminés par les différentes lois et arrêtés d’exécution, une prise de décision à l’unanimité des voix des membres présents, alors que pour les autres cas, une majorité simple des membres présents et la majorité dans le groupe des travailleurs suffit.
Si le règlement d’ordre intérieur ne décrit pas les modalités de conclusion d’un accord (ou lorsque le quorum pour arriver à un accord n’est pas atteint), l’intervention de l'inspection du travail compétent peut être requise. Ce fonctionnaire essayera de négocier et contribuer à la réconciliation des parties. Il peut même convoquer d’office le comité PPT et se charger de la présidence (art. II.7-28).
Visites
Les membres du comité PPT n’ont en principe aucune compétence à titre individuel pour effectuer des visites sur les lieux de travail, par exemple pour réaliser l'enquête approfondie au moins une fois par an dans tous les lieux de travail (art. II.7-10) ou pour une visite sur place motivée par l'urgence (danger imminent, risques graves, accident sérieux,…) (art. II.7-11). C'est pourquoi leurs modalités spécifiques d'organisation (composition des délégations, fréquence des visites,…) doivent être fixées dans le règlement d’ordre intérieur du comité. Pour éviter des déplacements intempestifs de la délégation, il est prudent de se mettre d'accord au préalable sur ce que l'on entend précisément par "urgent" et "grave".
Président et secrétaire
Le nom du président et du secrétaire sont repris dans le règlement d’ordre intérieur.
Le président sera l’employeur ou son délégué, choisi parmi le personnel de direction.
Le secrétariat du Comité PPT est assuré par un membre du service interne lorsque l’employeur doit instaurer un seul comité. Lorsque l’employeur a plusieurs unités techniques d’exploitation (UTE) pour lesquelles un comité doit être créé, le secrétariat sera assuré par un membre de la section interne qui est instaurée auprès de l’UTE pour laquelle le comité concerné a été institué (art. II.7-23).
Le conseiller en prévention doit être présent aux réunions du comité, mais il peut déléguer l'organisation du secrétariat à l’un de ses collaborateurs (art. II.7-23).
Points supplémentaires
Des dispositions supplémentaires spécifiques à l’entreprise (p.ex. points pratiques, propres à l'entreprise, établis après accord entre l'employeur, le conseiller en prévention et les membres du comité) peuvent venir compléter les points obligatoires à reprendre dans le règlement d'ordre intérieur. Fixer les modalités précises de fonctionnement à ce stade permet d’éviter bon nombre de discussions par la suite.
En cas d'extension des compétences du Comité
La loi du 23 avril 2008 sur la consultation et l'information des travailleurs accorde des compétences particulières au comité PPT dans les entreprises occupant entre 50 et 99 travailleurs: la loi ne prévoyant rien de particulier à cet égard, le comité peut décider d’adapter le règlement d'ordre intérieur en fonction des nouvelles tâches qu'il va devoir assumer.
Utile
L’employeur qui ne dispose pas encore de règlement d’ordre intérieur peut déjà préparer un projet qu’il présentera au Comité PPT lors de la première réunion. Ce règlement, malgré son aspect formaliste, est un outil utile qui, une fois mis en forme, assure une ambiance constructive et des réunions efficaces et ordonnées. Le comité est alors armé pour assurer sa mission: rechercher des moyens ou contribuer à ce qui est entrepris pour favoriser le bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail.
