Getuigenis: Prevent in tijden van corona

De coronacrisis heeft een grote invloed op vele bedrijven. Kledingwinkels, horecazaken, scholen, ... moeten verplicht de deuren gesloten houden. Bedrijven die wel open mogen blijven, laten hun werknemers zoveel mogelijk thuiswerken. Hoe gaat Prevent om met de coronacrisis? Wij vroegen het aan Marc De Greef, gedelegeerd bestuurder van Prevent.

Prevent
Voor Prevent is de manier om om te gaan met de coronacrisis – net zoals voor verschillende andere bedrijven – een soort ‘work-in-progress’. We hebben uiteraard niet onmiddellijk besloten om onze werknemers thuis te laten werken, maar volgen nauwkeurig de nieuwsberichten op en proberen zoveel mogelijk te anticiperen.
 
Sensibilisering
Een eerste stap die we genomen hebben, was het verspreiden van de boodschap dat hygiëne van levensbelang is. Dit hebben we gedaan aan de hand van posters die we opgehangen hebben in de toiletten, de keuken, ... Prevent maakt deel uit van een businesscentrum, dus we hebben ervoor gezorgd dat iedereen de posters te zien kreeg. Op het groot scherm in de cafetaria hebben we een videoboodschap met verdere maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus laten afspelen. Ook via Facebook proberen we onze volgers te sensibiliseren door tips en relevante artikels te delen.
 
Communicatie naar werknemers
Vervolgens, toen de situatie ernstiger werd, stuurden we een e-mail uit naar alle werknemers met de vraag om hun laptop na elke werkdag mee naar huis te nemen. Dit was duidelijk een goede beslissing, want niet veel later kondigde de Belgische regering aan dat thuiswerken sterk werd aangeraden. Op zaterdag 14 maart moesten alle horecazaken sluiten en mochten winkels die niet-essentiële producten verkopen, enkel openblijven in de week. Prevent speelde hierop in door er via e-mail op aan te dringen bij haar werknemers om niet meer naar kantoor te komen, ondanks het feit dat we een ruim kantoor hebben en iedereen in principe ver genoeg uit elkaar kan zitten. Met de baliemedewerkers werd een onderlinge beurtrol afgesproken. Er werd ook gevraagd om interne meetings via Zoom of Skype te organiseren en contact met klanten en leveranciers te vermijden. In deze e-mail werd ook verzocht om de werkgever op de hoogte te brengen indien je symptomen vertoont van Covid-19, ook al moeten elementen van diagnose normaal niet aan de werkgever meegedeeld worden. Toen de overheidsmaatregelen verstrengd werden, volgde er een e-mail waarin meegedeeld werd dat het bedrijvencentrum gesloten werd en ook de baliemedewerkers niet meer aanwezig zouden zijn.
 
Magazines
Het redactieteam van Prevent werkt tijdens de coronacrisis van thuis uit. De leden van dit team hadden elk al ervaring met thuiswerk. Dit vergemakkelijkte het proces. De wekelijkse redactievergadering wordt online gehouden. Hiervoor werden vooraf enkele regels afgesproken: de hoofdredacteur is gespreksleider en de andere leden dempen hun microfoon. Degene die iets wil zeggen, zet zijn microfoon even aan. Op deze manier wordt er niet door elkaar gesproken.
 
Opleidingen
Naast magazines biedt Prevent ook consultancy (zie hieronder) en opleidingen aan. In het opleidingsaanbod zitten opleidingen tot preventieadviseur, veiligheidscoördinator en milieucoördinator. Er worden ook cursussen georganiseerd rond psychosociale aspecten. Voor het volledige aanbod kan je onze website raadplegen.
 
Lessen uitstellen
Aangezien de cursisten in onze opleidingslokalen redelijk dicht naast elkaar zitten, moesten we op zoek naar een oplossing om het onderling contact te vermijden. Sommige opleidingen – die nog niet begonnen waren – werden uitgesteld. Ook moesten enkele lessen van lopende opleidingen verplaatst worden naar een latere datum.
 
Livestream in leslokalen
Ondertussen werd er proactief gewerkt aan de mogelijkheid tot het livestreamen van de lessen. In een eerste fase kwam de docent naar het opleidingslokaal en gaf van daaruit les terwijl de cursisten van thuis uit via hun computer konden volgen. Er werd voorzien in de mogelijkheid tot interactie en vragen stellen; zo kon de docent inspelen op reacties uit de groep.
 
Livestream van thuis uit
Toen de regering communiceerde dat er strengere maatregelen genomen gingen worden, besliste preventAcademy om de docenten van thuis uit les te laten geven en dit te livestreamen. Op die manier kunnen de cursisten toch nog les volgen en gaat er geen kostbare tijd verloren. Om dit mogelijk te maken, organiseerden de baliemedewerkers een online vergadering met de docenten om hen alles tot in de puntjes uit te leggen. Daarnaast werd ook een procedure uitgeschreven voor de cursisten en kregen ze een feedbackformulier toegestuurd. Hierin kunnen ze verbeterpunten aangeven zodat we het online lesgeven kunnen optimaliseren. Gelukkig konden we rekenen op de enthousiaste medewerking van de docenten en de cursisten.
 
Consultancy
Prevent begeleidt ook projecten in bedrijven zelf. Zo kunnen ondernemingen de hulp van Prevent inschakelen om de ergonomie, de gezondheid, het welzijn, ... op het werk te verbeteren.
Onze consultants gaan langs bij bedrijven en geven er les of sensibiliseren op een andere manier. Dit werd echter onmogelijk door de coronacrisis. Ook hier schakelde Prevent – in de mate van het mogelijke – over naar livestreaming. Sommige zaken zoals het uitvoeren van ErgoScans, waarbij een Prevent-ergonoom werkposten analyseert op basis van observaties, moesten echter on hold gezet worden.
 
Sociaal contact
Een bijkomende moeilijkheid van deze crisis is het risico op sociaal isolement. Om onze medewerkers te ondersteunen op psychosociaal vlak, moedigen we regelmatige online gesprekken aan. Deze hoeven niet enkel over het werk te gaan, maar kunnen ook op een ludieke manier ingevuld worden. Zo organiseerden we al een Skype-lunch en een online afterwork met alle collega’s. We schakelden in een versneld tempo over naar een online communicatie- en samenwerkingsplatform, waardoor contact houden met het hele Prevent-team nu nog gemakkelijker is.
           
prevent@Home
Thuiswerk kan risico’s inhouden voor de gezondheid van de betrokken werknemers. Om gezondheidsklachten bij thuiswerkers te voorkomen, hebben we prevent@Home ontwikkeld, een online ondersteuning van de individuele thuiswerker. prevent@Home bestaat uit de volgende modules:
- Ergo-coach: een analyse van de thuiswerkplek aangevuld met individuele coaching gericht op ergonomische verbeteringen;
- Health-coach: een analyse van de gezondheidsrisico’s van thuiswerk met aanbevelingen inzake mentaal evenwicht, gezonde voeding, beweging, ...
Voor meer info contacteer ons op customer [at] prevent [dot] be.
 
Dit artikel werd geschreven op 23 maart 2020.
 
Prevent volgt de ontwikkelingen in verband met de coronacrisis op de voet en past haar maatregelen hieraan aan.
: preventActio 04/2020